[Share] B2B集成如何自动化制造企业的采购到支付周期

航空航天,汽车,高科技和工业制造领域的大公司每年都会购买数万亿美元的商品。大多数采购包括原材料,零部件或成品,他们将这些材料带入制造工厂以生产产品。一家价值50亿美元的制造公司在一个日历年内发行数十万份采购订单的情况并不少见。管理这些订单的整个生命周期都会产生巨大的开销,因为它们得到确认,更改,再次确认,接收,开具发票和付款。集成技术消除了许多与采购订单生命周期相关的密集型手动流程。

传统上,采购订单是在ERP系统中创建的,然后打印,传真,发送电子邮件或打电话给供应商,供应商将数据重新加入其订单管理系统。供应商的销售团队经常自由解释难以辨认的数据,填写缺失的字段或替换缺货的行项目。订单输入过程中的这些“自由解释”活动导致履行质量降低。此外,买方通常缺乏对供应商是否已确认订单的可见性,表明供应商实际上可以在所需日期将所请求的货物数量运送到指定地点。因此,买家必须定期给供应商打电话,以评估订单状态。

借助EDI等B2B集成技术,许多管理挑战都消失了。采购订单以电子方式发送到供应商的履行申请中,以便立即处理。可以向买方返回电子确认,表明供应商根据指定条款履行部分或全部订单的能力。

传统的制造工厂或仓库位置的接收过程也为购买组织带来了挑战。在这些地点接收人员缺乏对货物到达时间的可见性。由于缺乏对入境货物的认识,造成了一些效率低下的问题。首先,仓库人员无法规划他们的工作时间表,无法确定需要多少人和从卡车卸货的次数。其次,仓库人员无法安排库存中不需要的货物的外出运输。理想情况下,入境货物将从卡车上卸下,然后立即交换到另一辆外出卡车,将产品送到最终目的地 – 客户的位置、公司自己的制造工厂或另一个仓库。第三,由于供应链组织无法了解入境货物的位置,因此无法清楚地了解过境货物的数量。为了降低缺货风险,许多公司会在其供应链(及其资产负债表)中存储缓冲库存。

借助EDI等B2B集成技术,可以消除许多可见性挑战。供应商可以将仓库系统中的提前装运通知直接发送到客户的仓库应用程序中。因此,客户可以看到哪些货物在哪个日期到达,哪个运输公司运输了哪些东西。这将使接收团队能够更好地规划其劳动计划,安排出境运输和降低缓冲库存。

应付账款流程(代表订单生命周期的尾端)也遭受了传统流程带来的低效率。通过邮寄或电子邮件收到发票,收到后需要打印发票,然后重新加入会计系统。如果省略了某些关键字段,例如购买的“汇款地址”或“总帐代码”,则会计文员需要致电供应商以获取必要的信息。然后需要将发票与原始采购订单和仓库接收记录进行匹配,以确认开票与地基上是订购和接收的内容一直,差异将导致对订单进行扣除。一旦发票被批准,将启动付款流程,转到银行进行实际的付款操作。

借助电子发票等B2B集成技术,与发票处理相关的许多管理成本大大降低。发票以电子方式到达买方的应付账款系统,发票将自动验证并与相应的接收记录和采购订单进行匹配,以识别差异。然后,发票将需要一系列的批准流程,然后才能付款。由于流程发生得如此之快,因此有机会更快地支付发票。通常买方会要求对先前的付款发票进行折扣,以反映其营运资金成本。

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