[Share] EDI 电子数据交换全解指南

EDI(Electronic Data Interchange,电子数据交换)技术使得企业与企业(B2B)实现通信自动化,帮助交易伙伴和组织更快更好地完成更多工作,并消除了人工操作带来的错误。从零售商到制造商、物流公司、航空公司、医疗保健提供商、保险公司等,许多生产、运输、购买且销售商品以及提供护理的组织都得益于EDI技术的应用。

尽管EDI自20世纪60年代以来就被广泛使用,但如今它正在被应用于更多新的用途,使供应链自动化、数字转换成为可能,甚至成为工作流和业务流程自动化的一个关键部分。本文将让EDI进行全面的解读,帮您短时间内快速掌握EDI基础知识,包括:


EDI是什么

EDI(Electronic Data Interchange)是交易伙伴之间为了能自动地进行业务单据传输,在计算机与计算机之间建立的一个安全、标准的连接。接下来,对EDI各方面逐一分析,让您对于EDI有个全面的了解。

计算机到计算机

  • EDI替代人工B2B通信方式,如邮递、传真和邮件。
  • 文件直接从发送方计算机应用程序传输至接收方应用程序。

传统手工流程



自动化EDI流程



业务单据

  • EDI能自动地传输大批量的业务单据(标准EDI报文或非标准EDI报文)。
  • 常见的业务单据包含:订单、发票、发货信息、物流状态、航运信息、海关信息、库存信息及付款确认。



标准EDI格式

  • 计算机基于国际EDI标准处理计算机可识别的EDI业务报文。
  • EDI标准定义了EDI报文中每个数据片段以及相应的格式,如文件的类型、数据字段、字段格式。
  • EDI标准消除了企业间差异,使得所有业务合作伙伴的计算机使用统一的“通信语言”。
  • 不同的行业、地区和用例存在不同的EDI标准,每个标准有不同的版本,因此EDI通信双方必须使用相同的EDI标准和版本。
  • 常见的EDI标准包含:ANSI X12、UN/EDIFACT、ODETTE、VDA、HIPAA、RosettaNet、IATA Cargo、TRADACOMS等。查看更多



交易伙伴

  • EDI报文通常在两个不同的组织之间进行传输,称作商业伙伴或是交易伙伴。 例如:A公司购买B公司货物,业务合作期间,A公司向B公司发送采购订单,反之,B公司向A公司发送装运通知、发票。

安全、标准化的连接

  • EDI技术采用一系列的安全协议来保障EDI报文传输过程的安全性。
  • 交易伙伴之间必须使用相同的、且双方协商确认的协议来进行EDI传输。
  • 建立EDI连接需要基于EDI软件,如RSSBus Connect,低成本快速对接您的交易伙伴。
  • 协议的范围从长期建立的技术,如文件传输协议,到通过AS2的基于网络的电子数据交换,基于应用编程接口的系统,如AS4,以及其他选择,如移动电子数据交换
  • 支持多种协议,从由来已久的协议,如FTP,到基于网络的协议,如AS2,到基于API(应用编程接口)的系统,如AS4。查看更多

自动化

  • EDI系统中预先配置好的工作流(workflow)能自动地发送EDI报文。
  • EDI系统的翻译功将EDI报文转换为企业内部应用程序能识别的格式,从而实现自动化处理。
  • 自动化处理流程可以扩展到组织内部的数据集成和其他工作流(workflow)。 例如:企业收到EDI订单报文,物流系统随即生成一个发货任务到仓库的业务人员。



EDI VS 传统的纸质/电子邮件

为了更有效地阐述清楚EDI及其含义,让我们来对比一下使用传统的纸质/电子邮件和使用EDI与交易伙伴进行业务往来的实例。

传统的纸质/电子邮件处理流程:

  • 采购商收到系统通知,需要下订单给供应商,或是在查询完库存后,发现库存不足,需要下订单给供应商。
  • 采购商在采购系统界面输入数据生成订单,随后,打印并纸质订单邮寄给供应商或是发电子邮件给供应商。
  • 供应商收到纸质邮寄的订单,或是电子订单,之后手工录入订单信息到销售订单系统。
  • 供应商打印发票和货物一起打包运送给采购商,或是邮寄,或是电子邮件单独发送给采购商,随后确认关闭订单。
  • 采购商手工录入发票信息到应付账款系统。

以上实例中,邮寄纸质单据会增加大约一周的运输往返时间,同时,使用电子邮件或是纸质单据都无法避免手工操作错误,并且延长了订单处理周期。

EDI处理流程:

  • 库存达到预定的库存预警线,采购商的采购系统自动生成订单,经由EDI系统处理生成EDI格式的订单报文,随后发送到供应商EDI系统。
  • 供应商EDI系统收到订单,并转发至供应商销售订单系统。
  • 供应商系统自动通知运输部门发货。
  • 货物打包完毕准备运输,运输系统生成发货通知给采购商收货部门。
  • 供应商ERP系统生成发票,经由EDI系统处理生成EDI格式的发票报文,随后发送到供应商EDI系统。

EDI应用案例:谁可以使用EDI呢?

没有实际适用性,EDI的定义是不完整的。EDI对于涵盖数千个特定信息交换的各种功能非常有用。以下是EDI实际应用中最常见的场景,每天处理数千种交易类型。

供应链(零售,制造业,汽车业)

  • 购买
  • 订单完成度
  • 送货确认
  • 国际订单
  • 零件订单履行

卫生保健

  • 交换患者健康信息
  • 医疗保险加工
  • 处方信息交换

物流

  • 安排发货
  • 跟踪货物

会计

  • 生成发票
  • 提供审计跟踪

航空

  • 航班信息交流
  • 乘客姓名记录(PNR)
  • 国际合规和标准化

EDI优势

EDI可帮助企业优化供应链的速度、准确性、效率和成本,并在战略业务层面最大化EDI优势。 在这里,我们将介绍EDI对在业务应用中的实际意义。

加快处理速度

  • EDI将商业周期加快了61%
  • EDI能在几分钟内完成交易,而不是花费数天或数周的邮件或来回电子邮件通信
  • 自动化将员工从重复性低附加值的工作上解放出来,促使他们获得更高价值的任务,提升个人收益及价值
  • 快速且准确地处理业务单据,减少重复下单,缺货和订单取消的情况发生
  • 跨供应链自动化应用程序,可确保数据交换定时发送并实时跟踪 * 缩短订单处理和交付周期,有效地减少库存积压

降低成本

  • EDI降低了纸张,打印,复制,存储,归档,邮资和文档检索成本,帮助企业节省了超过35%的交易成本
  • 对于处理大量交易信息的买家而言,使用EDI让他们获得了付款折扣,每年节省数百万美元
  • 在某些情况下,每订单EDI处理成本仅为手动处理的1/20
  • EDI消除了由于传真难以辨认,订单丢失或电话接听错误而导致的错误

更准确

  • EDI可减少30-40%错误交易
  • EDI消除了难以辨认的手写,丢失邮件和键入错误导致的人为错误

改善业务合作关系

  • 缩短了订单到现金的周期,卖家现金流得到明显改善
  • 实际上,EDI缩短了订单到现金的周期时间约20%以上,从而改善了业务流程以及与合作伙伴的关系
  • 减少错误处理带来的争议,节省业务人员宝贵的时间

战略利益

  • EDI提供对交易状态的实时可视性,实现更快的决策制定,更好地响应客户和市场需求,帮助企业及时采取应对措施
  • 产品功能增强,缩短交货时间
  • EDI提供了一种通用的全球商业语言,简化了进入新领域的过程

环境效益

  • EDI替代纸质单据,减少二氧化碳排放,促进资源可持续性
  • EDI提高了运营效率,减少了错误和资源浪费

EDI工作原理

发送EDI文档的过程分为三个步骤:准备要发出的数据文档,将其翻译成EDI格式,之后将其发送给交易伙伴。 为了给出一个EDI如何工作的例子,以交换采购订单(PO)和发票为例,说明EDI处理订单(PO)和发票的过程。

1.文件准备

以PO和发票为例,买方在采购系统中准备订单。

  • 买方收集并整理数据,以便EDI发送
  • 例如,EDI系统不是打印PO,而是创建EDI文档所需信息 那你怎么准备文件呢?有以下几种方法:
  • 从电子表格或数据库导出数据
  • 将电子报告重新格式化为数据文件
  • 增强应用程序,创建用于EDI转换的文件
  • 购买能将业务系统数据转换为EDI文件的EDI软件/系统
  • 手工输入数据 理想情况下,尽可能多地消除手工输入数据,以节省时间并提高准确性。

2:EDI文档翻译

下一步,通过EDI软件翻译功能将内部数据格式转换为EDI标准格式。或者,您可以将数据发送给EDI服务提供商,帮您完成内部数据到EDI格式的翻译工作。 在示例中,PO被转换为EDI 850采购订单文档。

3:建立连接 & 传输EDI文档

将得到的EDI 850采购订单发送给供应商,最常见的几种EDI连接方式包括:

  • 通过安全的Internet协议(如AS2)实现直接的点对点的直连EDI连接
  • 连接到EDI网络提供商,也称为增值网络(VAN)提供商
  • 点对点的直连EDI连接和VAN的组合,具体取决于所涉及的合作伙伴和交易量

对于EDI网络提供商或增值网络(VAN),买方使用其首选通信协议,进行安全可靠的EDI传输。然后,网络提供商使用供应商的首选通信协议连接到供应商,确保供应商收到订单。 在某些情况下,VAN可以减少设置和维护,但对于许多用例来说往往比直连EDI集成更昂贵,因为它们对每笔交易或甚至是订单项收取费用。



使用密码、用户标识、加密算法在整个传输过程中保障数据安全。买方和供应商的EDI应用程序都会准确地自动编辑和检查文档。 在我们的EDI协议类型的完整指南中,列举了各种EDI文件传输选项,帮助您为选择更适用于企业现状的协议。


EDI报文结构

为了让您更好地了解EDI是什么,让我们来看看EDI内容的关键部分。 EDI报文由三个核心部分组成:信封(envelope),段(segment)和数据元素(element),格式符合特定的EDI标准。 EDI报文,如EDI 850采购订单报文遵守严格的格式规则,这些规则准确定义文档中每个数据的位置和业务含义,以便数据传输双方EDI系统可以立即找到所有关键业务数据。例如,买方公司名称、采购订单编号、购买的商品及价格。然后,数据将以预先约定好的内部格式进入供应商的订单系统中,无需手动操作。

信封(envelope)

EDI文档传输使用三个信封系统容纳交易集:

  • 消息信封
  • 组信封
  • 交换信封

段(segment)

EDI事务集中的段(segment)由一组相似的数据元素(element)组成。

数据元素(element)

数据元素(element)是EDI事务集中的数据,例如,购买的商品、数量等。


EDI实施:设置和合规性检查表

实现EDI合规最终意味需要满足以下三个条件:

  • 具备实施EDI项目的软硬件环境
  • 保持通信双方的EDI系统配置正确且一致
  • 选择符合国际标准的传输协议及报文标准

实施EDI项目,您需要采购、设置或租赁以下关键组件:

  • EDI软件,用于EDI数据传输、EDI数据映射或是EDI报文翻译
  • 有网络连接
  • 硬件:服务器或PC,通信设备和外围设备
  • 安全的办公空间和受监控的安全性
  • 数据备份和冗余,保障数据可靠性
  • 用于EDI交易与后台系统的任何集成的软件
  • 能实现不同合作伙伴的各种EDI报文类型的映射,将EDI报文映射为业务文档

此外,培训相关的技术或是业务人员如何使用EDI软件和通信设备,或者选择EDI解决方案提供商来完成项目实施及培训工作。

保持通信双方的EDI系统配置正确且一致

您的EDI与您集成合作伙伴的系统的一样有价值。关键在于:

  • 确定您将用于发送和接收EDI报文的EDI传输协议(例如AS2,OFTP、FTP、SFTP等)。请参阅EDI协议类型指南
  • 选择并实施正确的EDI业务类型,如850采购订单。请参阅EDI业务报文类型
  • 将EDI与您的其他运营,物流或第三方物流,会计和订单履行系统联系起来,有助于更广泛的应用EDI技术
  • 正确地与您的合作伙伴完成EDI数据映射,翻译和业务测试

根据您的设置,这可以包括相互选择EDI解决方案和EDI集成提供商。最终,您需要正确的解决方案来帮助您最大化合作伙伴关系。设置越简单,您就可以更快地实施EDI并节省时间和金钱,同时增加与合作伙伴的关系。

选择符合国际标准的传输协议及报文标准

通用的标准是将EDI结合在一起的粘合剂。主要认证机构管理这些标准,可以帮助您评估各种解决方案。

  • 美国国家标准协会(ANSI)
  • 美国使用的X12 EDI标准
  • UN / CEFACT
  • 证明流行的国际EDIFACT标准
  • GS1
  • 认证几种行业特定的国际EDI标准(基于EDIFACT构建)
  • Drummond
  • 通过严格的互操作性测试认证EDI软件,确保不同的EDI工具能够成功地相互通信

集成指南

如果您刚开始使用集成项目,我们强烈建议您查看我们的EDI集成指南。它将通过结构化方法帮助您启动和运行EDI。

RSSBus Connect EDI系统

RSSBus Connect是用于B2B EDI集成的一体化EDI解决方案。它提供EDI转换,传输和映射,以及强大的数据集成,可将EDI直接插入您的流程。我们还与广泛的EDI集成合作伙伴网络合作,可以帮助您实施。我们提供世界一流的支持,包括云SaaS和内部部署选项。

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