[Share] 提前发货通知和采购订单确认如何改善供应链绩效?

供应链洞察最近的研究“EDI:价值链中的主力”中的绝大多数受访者表示,改善供应链绩效的最重要的EDI文件是提前发货通知(85%)和采购订单确认(84%)。

为什么会这样?因为这两份文件可以让买方和供应商无需拿起电话或发送电子邮件就能了解订单状态,这提高了他们供应链的效率。以下是这两个文档如何适合电子数据交换订购流程,以及它们为什么在供应链流程中提供主要优势。

买方向供应商发送电子数据交换采购订单。然后,供应商可以向买方发回采购订单确认,其中供应商同意根据采购订单的条款履行订单。如果供应商不能满足所有采购订单要求,采购订单确认可以提供订单中哪些部分可以满足的信息。

当由于买方需求的变化或供应商不能满足原始采购订单中的所有要求而需要更改原始采购订单时,买方可以发送采购订单变更。然后,供应商将采购订单变更确认发送回买方。采购订单变更和采购订单变更确认的使用简化了一个过程,否则,手动处理时,该过程非常复杂。事实上,在某些行业,如一般商品销售,采购订单经常会被更改四次或更多次。

自动化采购订单相关文档的交换为公司带来了诸多好处:

  • 由于消除了缓慢、容易出错的手动订购,订单到收货流程更快、更准确;
  • 由于EDI状态文档的使用为您提供了对供应链的新的可见性,买方和卖方减少或消除了资源密集型和耗时的订单状态查询;
  • 由于EDI过程的速度和准确性,增加了买方的灵活性。例如,当采购订单无法履行时,买方可以快速寻找替代供应商;
  • 卖方、买方和买方客户对上述好处的满意度更高。

支持所有运输流程的关键文件是提前装运通知(ASN),它列出了从供应商、第三方物流提供商(3PL)或履约代理处到达的货物的详细信息。通常,提前装运通知包括买方原始采购订单中包含的大部分信息。它还包括纸箱标识、内容描述和运输细节。ASN不断发现新的用途。例如,一些公司使用ASN中的数据来帮助他们为进入美国的国际货运生成海关10+2进口商安全文件。

ASN通常与供应商贴在装运纸箱/托盘/箱子上的条形码运输标签一起工作。条形码的识别数字字符也包含在提前装运通知文件中,可以读入买方的仓库管理系统(WMS)。当货物到达时,收货人员扫描贴在货物托盘上的条形码。条形码随后会自动与仓库管理系统中的记录进行匹配,以验证装运的准确性。结果,库存水平被更新,仓库人员被通知将收到的货物转到哪里。

ASN文档是许多自动化业务流程的核心,例如评估收货结算;直运和交叉对接。

在运输和接收过程中使用EDI使供应和接收公司能够在一个商业环境中竞争,在这个环境中,在正确的时间将货物高效地交付到正确的地点,所有这些都是至关重要的。

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