零售行业的六大主要EDI报文

近年来随着国家经济的发展、居民消费能力的提升,我国零售行业快速增长。数据显示,2021年1-6月我国社会消费品零售总额211904亿元,同比增长23.0%。其中网上零售额61133亿元,同比增长23.2%,占社会消费品零售总额28.84%。在我国零售行业规模不断扩张的背景下,随着市场需求的增加,零售行业传统的数据管理以及传输方式急需进一步提升。EDI电子数据交换技术的出现帮助零售行业有效地解决了这一难题。

本文将简要概述零售行业的六大主要EDI报文、通过EDI和电子邮件进行传输文件之间的主要区别,以及如何快速满足大型零售商(如沃尔玛Walmart、塔吉特Target、好市多Costco等)有关EDI兼容性的要求,并开始快速交换EDI报文。

什么是电子数据交换(EDI)?

EDI全称Electronic Data Interchange,中文名是电子数据交换,也就是我们常听到的“无纸化贸易”。EDI 将企业的业务数据转换为符合国际标准的报文形式,并通过网络完成EDI报文在企业间或者企业内部的电子数据传输。EDI 的出现取代了传统的纸质文件或者电子邮件传输业务信息的方式,提高了数据传输效率。

零售业中的EDI

在国外,零售行业使用EDI已经有30多年的历史了,像亚马逊 Amazon、沃尔玛 Walmart、塔吉特 Target这样的大型零售商中,业务文档的流动量是相当大的。他们每个月需要与成百上千个供应商,基于数以万计的产品进行大量的数据交易。

如此庞大的业务量使得这些大型贸易公司必须采用最高效的数据传输和处理技术,否则将很难开展业务,因此他们会积极号召其供应商部署EDI系统,同等情况下也会更倾向于选择具有EDI能力的供应商。

什么是零售供应商?

供应商是向另一实体提供商品的任何法律实体(组织,企业)或个人。零售供应商是企业对企业(B2B),他们将产品销售给其他公司,而不是直接销售给消费者。

供应商可以是制造商,也可以是各种经销商(包括批发商)。百思买Best Buy,沃尔玛WalMart,好市客Costco和塔吉特Target等大型零售商与许多不同的供应商签订了供应协议,他们从中批量购买商品,然后在线下商店或在线商店中将其出售给最终消费者。

EDI和电子邮件有什么区别?

将零售商通过电子邮件发送给供应商采购订单与通过EDI发出采购订单这两种方式做以对比。以下是一些主要区别:

1.业务信息收发

两种方法都有安全的通信通道,但是,EDI通信通道使用更高的安全标准。当EDI通信通道搭建完成后,所有的业务数据都可以一键发送,您可以使用知行之桥集成金蝶、用友等ERP系统,高度集成化处理将使得操作更加便捷。

2.标准与结构

电子邮件的内容完全没有结构化。通过电子邮件下订单时,形式多样,没有一个统一的准则。因此,供应商需要检查许多元素,例如主题,邮件正文,附件等。因为有关采购订单的信息可以在正文中,也可以在一个或多个附件中。这将给数据处理带来很大的困扰,严重影响数据处理效率。

EDI采购订单(EDI 850)具有很好的结构,它符合EDI标准(即X12、EDIFACT、VDA等)。每个元素和循环都有一套完整的规范做以限制。并且可以实现自动化的传输、翻译、处理,无需人工操作。

3.与业务系统集成的能力(ERP / CRM)

从电子邮件收到的订单中“自动”提取数据是非常困难的,而从EDI X12 850或UN/EDIFACT ORDER中提取采购订单信息则要标准得多。

因此我们得到这样一个结论:交换符合EDI标准的业务文档,使零售公司和业务合作伙伴能够自动高效地将数据自动集成到其内部业务系统中,而无需人工干预。

更多EDI报文的对比,可以参考:EDI报文的优势

零售中常用的EDI文件

零售商可以通过EDI与其交易伙伴建立标准化的数据传输流程,可以将所有的业务线进行优化,这对企业自身的利润以及交易伙伴的满意度而言是十分重要的。无论供应商体量如何都可以使用EDI访问,极大地减少了人工处理数据的压力。

零售商和供应商之间在B2B交易中使用的主要EDI交易有哪些呢?

一、 EDI 846 –库存查询/建议 EDIFACT INVRPT

EDI 846 (EDIFACT / INVRPT-库存报告)通常是供应商发送给零售商的通知,其中包含有关商品可用性的信息。此EDI报文用于告知您的交易伙伴(零售商)有关库存量的信息,但并不强迫他们进行购买。通常,EDI 846还包含定价信息。

扩展阅读:EDI 846 库存查询或建议

二、 EDI 850 –采购订单 EDIFACT ORDERS

EDI 850 (EDIFACT / ORDERS)是用于下订单的电子文档。

EDI 850通常由零售商发送给他们的商品供应商。本文档指示所需货物的数量以及有关订单的所有详细信息(项目说明,价格和数量,运输详细信息,要求的交货日期和交货地点)。

扩展阅读:EDI 850 采购订单

三、 EDI 855 –采购订单确认 EDIFACT ORDRSP

该EDI 855(EDIFACT / ORDRSP -采购订单确认)的消息是 EDI 850( EDIFACT / ORDERS)的答复。它是供应商收到零售商的订单后回复给零售商的。

通过返回855消息,供应商同意履行订单或提议修改。换句话说,供应商使用EDI 855通知全部、部分或拒绝履行订单。此消息可帮助零售商避免供应中断。

扩展阅读:EDI 855 采购订单确认

四、 EDI 856 –提前发货通知 EDIFACT DESADV

EDI 856(EDIFACT / DESADV –提前发货通知)是供应商在货物装运离开仓库后立即发送的通知。

856的意义在于零售商可能会提前了解产品已装载的事实、装载数量和预期的交付日期。这样,可以有效地计划仓库中货物的接收和扫描。

扩展阅读:EDI 856发货通知或清单

五、 EDI 861-接收通知/验证证书 EDIFACT RECADV

所述EDI 861(EDIFACT RECADV -接收通知)是对EDI 856的回复信息,确认接收货物。

验收从零售商传达给供应商。它表示供应商发送的商品与零售商收到的商品之间存在差异,并详细说明了收到的商品清单。

此外,零售商也可以在此消息中提供其他信息,例如有关运输过程中损坏物品的信息等。

扩展阅读:EDI 861接收通知或验收证书文件格式

六、 EDI 810 –发票 EDIFACT INVOIC

EDI 810(EDIFACT INVOIC –发票)是供应商提供给零售商的电子文件,用于为所交付的货物开票。EDI 810包含商品,数量和价格的清单和说明,以及有关发件人和收件人的信息。

扩展阅读:EDI 810 发票

零售业中的EDI工作流

接下来是交易伙伴之间的典型EDI工作流(零售商在其中充当买方),其中涉及上述六大EDI报文类型。

1.供应商将其库存状态发送或提供给零售商,以告知商品的可用性——库存查询/建议(EDI 846)。

2.零售商将采购订单发送给供应商(EDI 850)。

3.供应商检查仓库中货物的可用性,并响应采购订单发送采购订单确认书(EDI 855)。

4.供应商在装运货物后立即生成一份提前装运通知(EDI 856)并将其发送给零售商。

5.零售商在从上一步收到的ASN接受之后,生成并向供应商发送接收通知/验证证书(EDI 861)。

6.供应商根据上述接受通知,生成发票(EDI 810)。

当零售商和供应商之间的贸易协议已经达成,并且零售商在其业务系统中具有来自每个供应商的商品清单时,将考虑使用这种EDI流程。

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