SAP中的电子数据交换EDI

电子数据交换简介

所有企业都需要在日常活动中与其业务合作伙伴交换信息。顾名思义,电子数据交换 (EDI) 是企业与其合作伙伴之间通过网络传输标准格式的电子形式的业务文件。

客户可能会向供应商发送一份包含他所需货物详细信息的采购订单。在收到采购订单后,供应商将生成一个销售订单,以便将货物出售给客户,然后会有一个交货文件和账单文件。最后供应商会将发票连同货物一起寄给客户。收到货物后,客户将出示货物接收单。然后客户将给银行发送向供应商付款的指示,银行随后付款给供应商。

在上述示例中,各种文档在企业与其合作伙伴(如供应商、客户、银行等)之间交换。电子数据交换允许使用通信网络以国际公认的标准格式通过电子方式交换这些文档。

电子数据交换的优势

电子数据交换为企业提供了多种好处,无论企业属于哪个行业。电子数据交换的主要优势包括:

  • 减少数据输入错误:在传统系统中,收到的文件数据需要手动输入电脑,而这种手动输入的方式很容易出现人为错误。而电子数据交换避免了在业务周期的多个阶段手动输入相同的数据,从而消除了该问题。
  • 更快地处理文件:以电子方式传送的文件,一收到就可以处理。通过快递服务或邮局人工运输文件将花费相当长的时间。
  • 减少纸张的使用:电子数据交换允许所有的信息以电子方式进行交流,这使得所有的业务操作可以在不使用纸张的情况下进行。这不仅节省了因使用纸张而产生的成本,也使整个操作变得环保。而且很难编辑打印在纸上的内容,相比之下,电子数据可以根据需要进行多次编辑。
  • 降低成本:由于上述优势的存在,业务成本将会随着业务开展效率的提高而降低。电子数据交换使企业能够专注于他们需要沟通的信息,而不是专注于发送信息的物流过程。
  • EDI文件符合法律标准:以电子形式传输和接收的文件被视为法律文件,可用于报告用途。

电子数据交换过程

电子数据交换过程包括发送方和接收方之间的信息交换。发送方和接收方都必须有能够处理电子传输信息的终端应用程序。电子数据交换过程的基本组成部分如下图SAP EDI————电子数据交换流程所示:

edi

  • 发送方是发送消息的实体或业务伙伴,接收方是接收消息的实体或业务伙伴。
  • 想要以电子方式接收和发送消息都可以通过应用程序来实现,如SAP或ERP系统,可以以电子方式生成和处理文档。
  • 由于发送方和接收方可能使用不同的应用程序,消息需要以两端都能理解的标准格式传输。这部分可以使用转换器和标准通信标准(如EDIFACT或ANSI)来实现。转换器通常不作为标准ERP的一部分来实现,因为在这种情况下,每次添加新业务伙伴使用新应用程序时都需要修改程序。
  • 发送方通过从其应用程序中提取数据来生成要发送的消息,然后将消息传输给转换器。
  • 然后,转换器将消息转换成一种普遍接受的标准格式,如EDIFACT、ANSI等。
  • 标准格式的消息通过标准通信介质(如 Internet、VAN、VPN 等)传输到目标转换器。用于业务通信的网络必须可靠和安全。它应该允许传输失败的文件可以重传并且应该具有良好的性能特征。
  • 在目的端,转换器将标准EDIFACT消息转换成接收端的应用程序可以理解的格式。
  • 然后,转换器将转换后的消息转发给接收方的应用程序。接收方的应用程序通过在ERP系统中进行必要的检索来处理传入的数据。
  • 通过这种方式,发送应用程序生成的消息被接收应用程序接收和解释。

上述过程是用于电子数据交换的标准过程。发送方和接收方可以是企业及其供应商或客户,也可以是与其银行等进行通信的企业等。

SAP EDI流程

同一实体或业务伙伴可以在不同时间作为发送方和接收方。这就产生了两种类型的SAP EDI流程。

  • 出站流程:出站流程用于将信息从SAP系统发送到供应商、客户或银行等外部实体。这涉及创建应用程序文档并随后将其转换为中间文档,然后将中间文档转换为EDI标准格式,最后将EDI标准格式的消息传输到接收器,并将传输状态报告回发送 SAP 系统。
  • 入站流程:入站流程用于从供应商、客户或银行等外部实体接收信息。这包括接收EDI文件,将EDI文件转换为中间文件。然后中间文件被转换为应用文件,最后由接收的SAP系统处理。
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