EDI文件格式说明

文件标准是电子数据交换EDI的重要组成部分。简而言之,EDI标准(又称EDI文件格式)是管理B2B文件(如订单、发票和订单回复)的内容和格式的具体准则。然后,这些文件将通过EDI协议发送到服务提供商或者业务合作伙伴。

EDI文件格式如何工作

根据 EDI 标准发送文件,可确保接收消息的服务器能够正确地解释信息,即每个数据元素都在其预期的位置。如果没有这样的标准,接收者的系统将无法识别信息,使得自动数据交换成为不可能。

虽然EDI文件看起来像是字母和符号的随机组合,但所有EDI信息都符合非常严格的规则。通常EDI标准基于以下四个原则。

语法

语法规则决定了可以使用哪些字符和其顺序。

代码

代码用于标识常见信息,如货币、国家名称或日期格式。

消息设计

消息设计定义了特定消息类型(如发票或采购订单)的结构,以及使用了规定语法中的哪些规则子集。

识别值

识别EDI文件中的值的方式,例如通过其在文件中的位置或分隔符。这些变化因标准而异。

大多数EDI标准还包括以下三个组成部分。

元素——消息的最小部分,提供已提交的值(如 “50″或 “KGM”或 “土豆”)。
段——组元素或数值的逻辑组合,以提供消息(例如,土豆数量50公斤)。
交易集——组段的集合,组成一个消息(例如,销售50公斤土豆的发票)。

从本质上讲,不同的格式就像不同的语言,具有某种标准的元素和段反映了常规语言的单词和句子。

EDI文件标准简史

在EDI的早期,人们很快就意识到,需要制定文件标准,以避免混乱,甚至可以提高基于纸张的供应链通信的效率。随着计算机之间的文件传输(FTP)成为可能,1975年,传输数据协调委员会(由美国汽车运输组织于1968年成立的一个组织)发布了第一个EDI标准。1981年,美国国家标准协会发布了第一个多行业国家标准X12。随后,联合国又于1985年制定了全球标准EDIFACT。

然而,统一标准的尝试从未成功。随着技术的发展,行业的特定需求日益分散,数十年来不断推出新的标准。因此,有些反常的是,今天并不存在一个适用于所有文档类型的单一EDI标准。取而代之的是,企业从许多选项中选择自己喜欢的文件标准(通常选择其行业中使用最广泛的标准)。当与使用不同标准的合作伙伴进行交易时,企业必须确保他们的信息正确地转换为接收方所需的格式。这个过程称为映射。

最常用的5种EDI文件格式标准

1) UN/EDIFACT

当今北美以外最流行的EDI文件格式标准是UN/EDIFACT,即联合国行政、商务和运输电子数据交换规则。这些国际B2B消息准则在许多行业中得到了极为广泛的应用。

事实上,鉴于EDIFACT的应用范围,一些行业已经开发了主标准的子集,允许实现特定于行业的消息的自动化。例如,一个著名的子集是EANCOM,用于零售行业。

EDIFACT文件类型由6个字母标识。例如,最常见的三种是:

ORDERS(采购订单)
INVOIC(发票)
DESADV(发送通知)

这些EDIFACT消息都有相同的基本结构,由一系列的段组成。

UNA——定义了数据元素分隔符、组件元素分隔符和特殊字符
UNB——文件头部(与文件尾UNZ形成包络结构,包含基本信息)
UNG——功能组开始
UNH——消息头部
UNT——消息尾部
UNE——功能组结束
UNZ——文件尾部

除传输格式外,EDIFACT标准还规定了传输要求。例如,EDIFACT提供了一套关于特定消息交换的确切结构的指导方针,这些消息交换本身可能包含几个单独的EDIFACT文件。

2) TRADACOMS

尽管TRADACOMS标准不如EDIFACT应用广泛,但它比联合国标准早几年发布。 TRADACOMS主要是为英国国内贸易设计的(尤其是在零售业中很受欢迎),由26个消息组成的层次结构。与EDIFACT一样,每个消息代码也是6个字母。

TRADACOMS不使用单一的消息格式。取而代之的是,传送给交易伙伴的信息将由若干消息组成。例如,一个采购订单通常包含一个订单头部(ORDHDR)、几个订单(ORDERS)和一个订单尾部(ORDTLR)。多个单独的订单消息可以在ORDHDR和ORDTLR之间重复。

与EDIFACT标准一样,TRADACOMS标准也使用段来简化翻译。以下是最常见的四种段。

STX——交易开始
MHD——信息开始
MTR——信息结束
END——交易结束

3) ANSI ASC X12

ANSI ASC X12代表美国国家标准(ANSI)认可标准委员会(ASC)X12,通常被缩写为X12。

1979年X12的指定旨在实现整个北美地区的EDI文件标准化,如今X12已成为全球50万家企业的首选标准。

与其他EDI标准相比,X12的交易集特别全面。X12标准有300多种,都用三位数的数字来标识(例如810代表发票),而不像EDIFACT和TRADACOMS使用六位字母。这些EDI文件格式标准属于特定行业的X12的子集。

AIAG——汽车行业行动组
CIDX——化学工业数据交换
EIDX——电子行业数据交换组(CompTIA)
HIPAA——《健康保险可移植性和责任法案》
PIDX——美国石油学会
UCS——统一通信标准
VICS——自愿性行业间商务标准

每个子集都包含轻微的变化,这些子集将由不同行业酌情使用(例如服装零售企业使用VICS)。

此外,数百种文件类型被分为16个有用的消息系列,从 “订单 “到 “运输”,每个系列都包含相关的单个消息类型。

如符合X12标准的文档一样,是由若干段组成的,其中一些是可选的,一些是必选的。以下是必选部分:

ISA——交易头部
GS——功能组开始
ST——交易集开始
SE——交易集结束
GE——功能组结束
IEA——交易尾部

与所有的EDI文件一样,这些段又由元素组成,如下面的X12文件示例。

4) VDA

汽车工业协会(德语为Verband der Deutschen Automobilindustrie,简称VDA)由德国汽车企业于1901年成立。

1977年,VDA是最早开发EDI文件格式的协会之一,因此VDA标准比EDIFACT更早。

和X12标准一样,每个VDA消息标准都有唯一识别号(这些识别号都是由四位数组成​)。例如,VDA EDI文件格式4905是交付预测。

由于在制定标准时并没有期望会在全球范围内使用,因此VDA标准都是以德语发布的,一直持续到今天。这可能会使解释变得困难,特别是涉及到德国的商业术语。同样,由于VDA也没有为每个元素使用命名惯例,因此需要德语知识来识别它们。

与EDIFACT和X12标准不同,VDA标准不使用段或分隔符。而是使用具有固定长度的数据元素,即固定长度格式元素。当要传输的数据短于所需长度时,使用空格来填充空隙。不幸的是,这种固定长度格式意味着可以传输的数据量是有限的,这意味着很难与其他EDI标准之间相互转换。

由于这些问题,VDA固定长度文件标准正在逐渐被EDIFACT取代。今天,VDA标准实际上是汽车行业广泛使用的EDIFACT标准的子集(就像零售企业使用的EDIFACT子集CEFACT一样)。

为了帮助那些使用其标准的人,VDA发布了有关向EDIFACT过渡的建议。

5) UBL

通用商业语言(UBL),是基于XML的标准业务文件格式库。UBL由Organisation for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS)拥有,OASIS已将其免费提供给所有企业。

由于UBL使用的是XML结构,它与其他更传统的EDI文件格式不同。也许最大的区别是基于XML的传输比其他EDI文件格式更容易阅读。然而,XML文件的大小比其他EDI文件格式大得多,但随着宽带互联网的出现,这已不再是问题。

2003年刚成立时,UBL有7种EDI文件格式标准。到10多年后发布2.1版本时,该数字已经增加到65,而2018年发布的2.2版本进一步将文件类型的数量增加到80多。

值得注意的是,CEN/TC434最近将UBL命名为两种EDI语法之一,该语法符合电子发票新欧盟法规。因此,随着PEPPOL的使用增加,UBL的使用也可能会增加。

与X12一样,UBL消息类型也分为更高层次的类别。这些类别包括标前采购、标后采购、采购和运输。同时,UBL消息本身包括验证器、生成器、解析器和编写软件。

如何与交易伙伴交换不同的EDI文件格式?

虽然上述每一种文件标准都被广泛使用,特别是在某些行业,但不幸的是,没有任何一套文件标准被所有供应链企业普遍使用。因此,如果您希望发展业务,并与交易伙伴进行网络自动化的B2B数据交换,以实现自动化的成本优势,您将需要具备能够在多种格式之间转换数据的能力。

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