EDI的含义,作用方式以及主要优势

EDI(电子数据交换)是指两个商业伙伴之间,从计算机到计算机,以标准电子格式交换文件。

本篇文章中,您将找到以下EDI问题的答案:

  • 如何定义EDI?
  • EDI主要针对哪些情况?
  • EDI是如何工作的?
  • EDI的三个主要优势

如何定义EDI?

电子数据交换取代了传统的通信方式,例如邮寄,传真和电子邮件,因此在时间,成本和质量方面改善并优化了两家公司之间的信息流。

INSEE(法国国家统计和经济研究所)对这一概念进行了相当全面的定义。”电子数据交换(EDI)是一种技术,它取代了公司之间的实际文件交换(如订单、发票、交货单等),按照标准化的格式,在通过专业连接或通过(私人)增值网络(VAN)连接的计算机之间进行交换。EDI所传输的数据的结构参考国际技术标准(如Edifact)。传统数据转换对比EDI如下图所示:

edi

EDI主要针对哪些情况?

只要合作伙伴能够解读这些数据,并以自动化的方式将其整合到自己的信息系统中。任何公司都可以使用EDI与合作伙伴(供应商、客户、银行等)交换商业文件。

EDI是如何工作的?

所有业务文件都可以利用电子数据交换进行数字化处理,如订单表格、采购订单、委托书、发票、付款文件、运输通知、海关文件和库存分析等。

然而,这些文件必须遵循一种标准格式,以便计算机能够自动处理这种信息流。有几种标准(XML和OCI用于与采购请求、订单和订单确认等有关的信息)可以确保标准化,每种标准都有几个版本。在发送任何文件之前,必须和交易伙伴统一即将使用的格式(标准和版本)。

一旦决定了格式,EDI工作过程将遵循三个主要步骤:

准备文件

首先,需要收集和整理制作文件所需的资料。

将文件翻译成正确的格式

接下来,必须将内部文件转换为规定的格式。要做到这一点,您可以购买和使用自己的EDI软件,或者使用专业的EDI供应商。

连接并发送文件

您的业务文件已经准备好了! 有多种方法可以将它们发送给您的业务伙伴。

  • 使用安全协议直接连接,也被称为点对点EDI
  • 通过EDI网络供应商连接

EDI的三个主要优势

通过数字化和优化业务文件的交换,EDI使您能够:

降低成本

由于自动交换,处理成本,特别是人工成本大大降低。例如,人工处理发票的平均成本为每张发票近211.5人民币。但是,如果以电子方式处理,则每张发票的成本就会降低到24.6人民币多一点。

提高效率

交易的自动化和数字化大大减少了人工干预。因此,使用电子数据交换可以减少错误,优化处理速度,同时也提高了交易的安全性和可追溯性。平均交易处理时间从5天(纸质)减少到1小时以内(使用EDI)。

改善业务关系

减少错误和延误,采用共同的语言,加快沟通速度,降低成本——所有这些因素都有助于加强当前和未来交易伙伴之间的关系。

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