符合EDI标准并消除EDI Chargebacks的3种方法

长久以来,许多成功的商业合作的建立都源于建立牢固的关系。快进到我们这个数字化的现代社会,在这个时代,通过数字技术建立或破坏了许多业务关系,尽管这个拥有数百年历史的真理仍然存在,但它变得越来越复杂。

这一点在EDI(电子数据交换)的世界中最为明显。特别是,EDI扣款,即一些公司对其未能保持EDI符合商定的SLA(服务水平协议)的供应商进行经济处罚,继而对交易伙伴关系造成破坏。

符合EDI的含义是什么?

EDI合规性是指企业根据其EDI交易伙伴的订单数据要求准确发送和接收EDI交易的能力。

许多公司坚持要求其交易伙伴使用EDI软件进行通信,包括沃尔玛Walmart,塔吉特Target和亚马逊Amazon等零售巨头。

EDI合规要求

许多大型公司都对EDI交易伙伴的设置和维护有要求,这两者对保持合规性都很重要。

沃尔玛Walmart EDI需求分析为例。

首先,沃尔玛要求的基本EDI文件为:

  • 850 采购订单
  • 855 采购订单确认
  • 860 采购订单变更
  • 846 库存查询
  • 810 发票
  • 856 发货通知

其次,就可以接受的EDI测试时间表而言,沃尔玛指出,供应商必须证明自己能够传输所有基本文档的时间可能不超过6周。

“如果测试时间超过六周,则可能由于不合规而将供应商从EDI测试中移除。”

第三,要与Walmart进行EDI交易,供应商必须保持稳定的AS2连接。这意味着企业在与沃尔玛的通信中不能脱机或出现任何中断。

由于AS2是连接沃尔玛的唯一方式,也是交换EDI文件的方法,连接的中断会对交易伙伴与沃尔玛之间的关系产生负面影响。

第四,EDI交易伙伴必须在将沃尔玛采购订单放入其伙伴邮箱后的24小时内发送EDI 997功能确认。

为什么EDI合规性很重要?

几乎所有主要的交易伙伴都希望与之进行贸易的企业遵守EDI规定,因此,建立和维护EDI规定的重要性不容小觑,尤其是考虑到它可以使您的底线受益。

在最基本的层次上,EDI合规性意味着您的企业可以使用EDI来接收您的采购订单并发送发票。

建立在EDI能力基础上的坚实的、基于信任的关系可以促进信心和业务增长。EDI的错误实施问题不仅令人沮丧,而且还可能造成损失。

不合规的成本——EDI退款

因为您的错误而导致的不合规产生的EDI退款将会给您造成损失,这些错误打乱了客户的业务运营并造成了金钱损失。如果您迟到交货,包裹贴有错误标签,或者货物损坏或不完整,则可能会带来损失。

任何EDI交易文件都必须包含一定数量的重要数据。没有这些要求,EDI文档将变得毫无用处。遵守严格的EDI提要格式规则有助于准确定义在何处找到和使用文档中所需数据的每个重要部分。每个文件都被分配了EDI公共格式的数十个事务编号之一。

拒付的类型

EDI退款可以采用多种形式。毫无疑问,ASN(提前发货通知)是大多数阅读本文的人都熟悉的一种EDI文件交易。其主要目的是在交付之前提供跟踪和包装信息。如上所述,沃尔玛明确提到及时发送ASN是EDI合规性的关键组成部分。

ASN中包含的一些最常见的元素是采购订单号,发货通知号以及产品的发货地点。

除了ASN错误之外,B2B客户可能对供应商执行EDI退款的其他一些常见原因包括:

  • 使用错误的承运人
  • 货物到达太早或太晚
  • 错过了关键规格(例如,无法满足正确的包装规格)
  • 订单未按适当的速度执行
  • 某些物品交付到错误的位置
  • 文书不完整或不正确

请参阅下图,以了解从不合规的合作伙伴处提取的亚马逊部分退款示例:

edi

图 1 Amazon EDI退款

虽然每个客户与供应商的协议都不一样,但为了抵消意外开支,公司征收的EDI扣款可能从每次违规的几百美元到几千美元不等,加起来就是巨大的——而且是可以避免的–年度收入损失。

当被问及2020年他们因EDI整合不佳而损失了多少年收入时,66%的受访者说他们的公司损失了50万美元,而上一年有43%的公司损失了这一数额。

在2020年,8%的人说他们的损失在50万到100万美元之间,10%的人估计他们的损失超过100万美元。令人震惊的是,当被问及他们损失了多少订单时,26%的受访者回答:“我不知道”。

这就是为什么正确进行EDI交易如此重要的原因。规则就是规则。符合EDI要求对各方都更好。

如何做到EDI兼容

劣质或过时的集成技术通常是导致这类拒付的原因或原因,尽管它们在个别情况下看似微不足道,但系统性的EDI合规性问题可能会在财务上造成巨大破坏,甚至会破坏最佳的业务关系。

幸运的是,有更好的方法来确保EDI遵从性,从而减少EDI退款发生的次数,更好地满足SLA并保留宝贵的关系:借助生态系统集成平台,该平台灵活,现代化,基于云且可靠。

知行EDI系统作为您的EDI提供者,这里有3种减少退款的方法:

通过使用基于部署在本地的EDI系统,您可以设计,构建,运行和优化关键的生态系统集成流程。这意味着您可以按自己的条件和时限成熟您的集成解决方案,并始终确信您的解决方案足够灵活,可以根据业务需求进行扩展。

这种平台为API,EDI和非EDI集成带来了端到端的集成可见性,从而使技术和业务用户对迅速加入的交易伙伴具有同等的信心,能够在应用程序之间进行集成,并加速创收的业务流程。通过对整个合作伙伴和客户、市场、内部云和本地应用程序生态系统中发生的关键端到端业务流具有战略性的“内外”可见性,您至关重要的业务关系将变得更加牢固。

对于某些公司而言,保持EDI符合标准并避免退款的重要性使其值得将全部或部分重要功能外包给第三方。借助专业的平台,企业可以选择本地部署,托管服务或混合方法,以确保完全的灵活性并控制其B2B集成策略。

了解更多EDI信息,请您电话 150-0298-3180 / 177-8250-8152 或邮件 edi@kasoftware.cn 联系我们。点击下方蓝色按钮,即可免费试用EDI软件。

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