EDI的含义及其重要性

EDI(Electronic data interchange,电子数据交换)为文件传输提供了一种快速、安全的方法,迅速成为商业界的主流。在所有电子商业贸易中,每年通过使用EDI促成的交易总量超过200亿笔。美国超过60%的企业已经将EDI贯穿于日常运营,而且通过EDI实现了对成本节约、速度以及准确性的要求。但是,EDI究竟是什么呢,EDI到底有哪些优势,才让各大企业对其产生了如此大的吸引力?接下来,让我们一起来寻找答案吧。

什么是EDI?

EDI是电子商务的一个重要分支,它通过利用技术来促进双方之间的信息交流。大多数电子商务的目的是实现某些业务流程的自动化,并尽可能地实现无纸化。然而,大多数电子商务都需要一定程度的人工干预,例如将数据输入计算机系统或扫描纸质文件。EDI与其他形式的电子商务不同,它从头到尾都是完全自动化的。

就基本而言,EDI就是企业之间和企业内部计算机之间电子商业文件的交换。EDI包含关键的交易信息,并采用标准化的格式搭建工作流,以便于自动检索。例如,零售商和制造商交换EDI时,零售商提交产品的电子采购订单,制造商发送电子发票,双方发送电子收据。EDI的核心目的是自动、安全地传输数据,为各类企业提供便利。

EDI的主要优势

电子数据交换最初是为了解决人工通信中固有的许多问题而开发的。通过促进自动化和更顺畅的信息流动,EDI的运用,为公司带来了许多好处。这些好处就是这么多公司仍然选择在他们的运营中使用EDI的主要原因。EDI的一些优势包括:

  • 交易更高效:纸质文件从一个地点运送到另一个地点需要时间,而且手工输入的电子表格也需要时间来填写、存档和检索。利用EDI自动化的特点来减少处理时间,同时取代这些耗时的任务。例如,EDI有助于缩短从订单到发货的周期,加快周转时间,提高客户满意度。
  • 降低错误率:非EDI系统涉及到人工处理,自然比计算机更容易出错。EDI系统通过自动输入和数据处理排除了这一点,降低了人为错误的可能性。
  • 提高可访问性:由于固有的时间延迟和处理数据所需的人工流程,非EDI系统更难快速访问。而EDI更加即时和自动化,允许用户访问一系列交易数据。也更便于企业准确地管理账户和库存。
  • 效率最大化:EDI的速度更快,错误更少,可访问性更高,EDI的使用全面提高了企业效率。随着耗时的人工流程和数据处理任务被取代,企业可以将人员和资源分配到其他更具有价值的任务上,比如一些能直接影响客户关系和增加公司价值的任务。
  • 提高安全性。手动流程看似安全,但其中无法避免的人为错误实际上增加了安全风险,数据丢失和不准确的可能性也更高了。通过使用EDI,业务流程实现了自动化,文件通过安全连接进行传输,也降低了严重错误产生的概率。此外,通过EDI 跟踪和存储审计数据也更容易,也能确保公司已经满足了行业合规标准。
  • 节约成本:上述所有EDI优势都会为企业节省开支。非EDI系统会产生人力和材料成本,而且时常会出现严重错误,而EDI系统则不存在这样的问题。纯电子化的文件减少了材料成本,而自动化则减少了人工成本和严重错误的产生。 有了这些EDI的优势,毫无疑问,在业务流程中实施EDI是各大企业的不二选择。

EDI架构

EDI的优势我们已经很清楚了,现在重要的是要从结构的角度了解EDI是如何运作的。为了使EDI正常运作,一个企业必须有一个旨在促进EDI的基础设施。这种基础设施必须包括EDI的四个关键要素,下文将详细介绍:

1.标准格式

EDI最基本的需求是信息组织的标准格式。这种格式规定了包含哪些数据、如何写入以及数据的去向。当EDI在20世纪60年代首次使用时,EDI格式是专用的,由公司设计并用于与合作伙伴沟通。然而,随着技术的推广使用,企业发现有太多相互冲突的格式,无法有效管理复杂的贸易关系。因此,行业组织开发了标准格式。

第一个EDI格式标准于1975年由美国运输数据协调委员会批准,为所有现代标准的建立奠定了基础。目前,美国国家标准协会(ANSI)开发和维护格式标准。它为所有行业EDI格式制定的基线称为ANSI X12。虽然有些企业抱怨EDI中涉及的标准僵化,但这种标准化对其成功是至关重要的,它使企业能够有效地交换数据,并避免了早期采用者在20世纪60年代遇到的问题。

虽然ANSI X12是EDI格式标准的基线,但各行业已经建立了自己的标准和惯例,因此需要对ANSI X12进行调整,以适应各行业的具体需要。例如,虽然ANSI X12定义了400多种计量单位的代码,但汽车行业标准只定义了适用于该行业的代码,从而解决了用户的困惑。

ANSI也不是世界上唯一的格式标准。比如UN/EDIFACT或简称的EDIFACT,是联合国/行政、商业和运输电子数据交换的缩写,是联合国制定的标准,也是美国以外最常用的EDI标准。

目前在世界各地使用的其他一些常见格式标准包括:

HIPAA:1996年《美国健康保险可携性和责任性法案》为电子健康记录传输制定了国家标准。该法案涵盖了美国医疗保健系统中EDI的使用,HIPAA是基于X12标准制定的一种格式标准。

RosettaNet:这种格式通常用于电子、电信和物流行业,这些行业经常在全球范围内进行交互。

Tradacoms:这种早期的EDI格式标准主要用于英国的零售业,并逐渐成为全球市场的通用格式。虽然现在EDIFACT已经成为全球标准,但这种格式在英国仍被普遍使用。

2.格式转换软件

通过格式转换软件获取数据,并将其从内部格式转换为通用EDI格式,然后再转换回来。例如,发送数据的公司可以使用该软件从其数据库中提取数据,并将其转换成通用EDI格式。然后将该文件发送给接收数据的公司。一旦收到文件,接收数据的公司使用自己的EDI系统完成数据的解析。

3.EDI方式

公司使用各种传输方法从一家公司向另一家公司发送EDI。虽然EDI在历史上只使用过直连EDI方法发送,但互联网和移动设备的出现引入了更多的文件传输方式。下文介绍了一些用于促进EDI的常见方法:

直连EDI:直连EDI,也称为点对点EDI,涉及两个有大量日常交易的企业之间的直接连接。通过这种类型的EDI,企业之间建立了一个直接的联系,他们的系统会自动进行交易。这是企业最初处理EDI文件的方式。

EDI网络服务商:EDI网络服务商,也称为增值网络(VAN)。在这些系统中,交易伙伴使用由第三方提供的网络进行数据传输。

Web EDI:WebEDI使用标准浏览器和在线表格在互联网上进行电子数据交换。这种方法经济实惠,中小型企业也能从中受益,而且也不用花费大量的IT成本。

移动EDI:EDI网络服务商逐渐倾向于提供移动选项来促进EDI的发展。虽然目前受限于移动设备的安全性,但移动EDI预计将在未来十年大幅扩展。

预计未来EDI传输方式将进一步扩大,以满足不同类型企业和合作伙伴的各种需求。

4.计算机

EDI基础架构最后需要的是一台计算机。作为一种数字格式,商业中的电子数据交换应用需要基本的计算机才能运作。虽然大公司可能会使用广泛的IT基础设施来促进EDI,但是小企业,即使是只有一台机器,也可以使用EDI系统。随着技术的进步,即使是移动设备也可以承载整个EDI交易关系,使各种形式和规模的公司都可以使用EDI。

EDI案例

大多数行业已经在日常运营中用起了EDI,并不断受益于电子商务中EDI的各种优势。

EDI有许多解决方案,可以使投递员与供应商能够通过EDI从一些主要的市场,比如沃尔玛、Costco和其他大型零售商那里接收订单。下面列举了一些行业案例:

1.医药行业

制药行业对任何事情的准确性要求极高,这也延伸到了企业之间的通信。Bergen Brunswig药品公司便是医药行业最成功的EDI实施者之一。这家药品批发经销商自上而下在许多业务流程中使用EDI。当药剂师扫描他们的产品库存时,就会提交订单。扫描后,微型计算机处理信息并生成电子订单,药剂师审核后将其发送到配送中心。配送中心的计算机再对订单进行分析和重新排序,然后将订单发送到楼层派送。这种电子化流程大大减少了Bergen Brunswig配送中心的错误和周转时间,代表了EDI技术的重大成功。

2.零售业

零售业在一些日常业务中经常使用EDI。零售商通常使用EDI下达类似Bergen Brunswig模式的供应订单。他们还使用EDI管理大多数发票,JCPenney公司发现,使用EDI减少错误、增加周转时间和降低劳动力成本等,帮助他们大大降低了管理费用。他们甚至能够通过切换到EDI系统将处理中心整合到一个位置。 由于EDI的优势,许多大型零售商,如Walmart, Costco和Home Deport只会通过EDI向其供应商发送交易,因此拥有EDI功能是各大企业与财富500强大型零售商开展业务的必备条件。

3.汽车行业

美国汽车行业也是EDI技术的忠实用户。例如,Chrysler公司将EDI应用于其制造过程,与材料供应商建立了高效沟通,并免去了开发票的繁琐过程。Chrysler的做法是通过每周查看电子材料数据,预测他们未来对正在进行的项目的材料需求。随着工人使用零件和计划的改变,预测也会同步更新。在需要零件的一周前,Chrysler系统就会利用这个预测发送一个EDI订单来获得这些零件。然后,供应商会提取对应的零件,并发送EDI提前发货通知,以验证交货是否在途中。一旦他们收到零件,Chrysler就会扫描它们。如果有任何差异,系统就会识别出来并向供应商发送差异报告。这个系统让Chrysler提高库存和空间利用率,大大降低了成本。

4.金融行业

金融业在广泛的业务中实施EDI,既有业务驱动的,也有消费者驱动的。金融业电子数据交换交易的两种主要类型是金融电子数据交换(FEDI)和电子资金转移(EFT)。FEDI发生在银行与客户之间或银行之间,当没有价值转移时。例如,另一方面,EFT涉及将货币价值从一个机构的一个账户转移到另一个机构的一个账户。自动清算所(ACH)支付就是一个例子。公司经常使用这些类型的支付方式以直接存款的方式向员工付款,而消费者则使用它们进行自动支付。

金融业在业务驱动和消费者驱动的广泛业务中实施EDI。金融业EDI交易的两种主要类型是金融电子数据交换(FEDI)和电子资金转移(EFT)。FEDI发生在银行和客户之间,或者在没有价值转移的情况下发生在银行之间。例如,客户提取电子对账单就是FEDI。另一方面,EFT包括将货币价值从一个机构的一个账户转移到另一个机构的一个账户。ACH支付就是一个例子。公司通常使用这种支付方式以直接存款的形式支付给员工,而消费者使用这种方式进行自动支付。

5.科技行业

多年来,EDI一直是科技行业的主流,可以实现快速通信。由于EDI通信的速度和准确性,科技行业已经青睐于用这种方法来处理从设计、制造到供应管理的各种业务流程。

然而,EDI的使用并不限于这些行业。保险业通常使用EDI来处理索赔和付款,教育机构使用EDI来处理图书馆资料申请、成绩单和贷款信息。甚至联邦政府也经常使用EDI来进行报税。随着企业向全球市场的扩张,EDI在电子商务中的重要性也日益增加。

EDI系统是如何与业务系统集成运作的?

了解EDI的基础架构很重要,但更重要的是要了解如何通过使用EDI逐步促进电子交易。这一过程的运作方式如下:

1.发送方从内部应用程序中导出业务文件或数据集。

2.格式转换软件将该文件或数据集从内部格式转换为EDI格式。

3.EDI文件通过直接连接或网络传送到接收方。

4.接收方收到文件后,其EDI处理软件会验证文件的有效性。

5.接收方的格式转换软件将文件从EDI格式转换为该企业的内部格式。

6.接收方的系统对数据进行处理和整合,并向发送方发出通知,确认文件已送达。

在这个系统中,你可以看到EDI基础架构的每个元素在整个过程中是如何使用的。但是,EDI集成软件是使这一过程尽可能顺利的关键。如果可能,尽量使用具有多种功能可供选择的软件,比如知行软件的EDI集成,这样你就可以有效地定制适合你需求的解决方案。

如何在业务中使用EDI呢?

既然已经了解了EDI,那么就该考虑如何在业务流程中实现了。如果还没有在业务流程中使用EDI,也许是时候考虑在企业中使用它了。当然,如果已经在使用EDI了,那么重点是要记住,要随时改进业务流程,以发挥EDI的最大效果。

无论是EDI的新手还是只想简单了解下EDI的最新情况,都可以参考这个关于如何在业务流程中实施或审查当前EDI使用情况的总纲。

1.战略复盘:分析企业目前的业务结构和实施流程,同时确定可以通过EDI改进的领域。重点考虑企业的组织结构、合作的供应商以及处理的交易类型。如果某个领域的EDI可以压缩步骤、减少人工流程或改善库存及交付管理,可以对其进行进一步分析。

2.可能性分析:仔细研究在复盘阶段确定的每一项改进点,并评估实施EDI的可行性。考虑成本与效益、实施所需的时间以及实施对其他业务领域的影响等。

3.敲定计划:一旦确定了实施EDI的最佳领域,就可以跟企业决策者提出建议,并确定最终的实施计划,包括必要的基础架构改进。

4.搭建基础架构:如果企业需要任何新的软件或硬件来支持新的或改进的EDI系统,一定要购买安装。基础架构的发展还可能包括选择一个EDI网络供应商或其他EDI传输系统。

5.集成EDI系统:一旦准备好实施EDI,就要开始将EDI集成到业务中。在向业务合作伙伴推出之前,一定要确保进行了大量测试而且流程没有任何问题。

如果还不确定如何在业务中实施EDI,可以跟EDI行业的专家合作,协助您确定实施方案,完善改进措施,而且还能介绍一下其他公司是如何通过实施EDI获益的。

由于EDI的复杂性,小型企业更倾向于和具有处理EDI交易关键能力的公司合作,而不是自己实施EDI。

通过知行软件实施EDI

EDI在世界各地的使用不断增加。随着可用的资源和选择的增多,EDI对各种类型和规模的企业来说实施越来越简单。如果想为企业寻找一个有助于简化交易的解决方案,毫无疑问,EDI是一个很好的途径。如果已经准备好尝试使用EDI,一定不要错过知行软件。

了解更多EDI信息,请您电话 150-0298-3180 / 177-8250-8152 或邮件 edi@kasoftware.cn 联系我们。点击下方蓝色按钮,即可免费试用EDI软件。

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