如何处理分批装运?

每次都运送整个订单是不太现实的。甚至,为了确保物品准时送达,企业可能会更希望能够单独运送物品。某些物品可以通过亚马逊物流(FBA)之类的服务运送,而其他物品则可以从企业自己的仓库中运送。

在多次装运中完成一个订单称为分批装运。尽管高频率的分批装运很有必要,但是在系统后台进行监控还是比较困难的。要如何跟踪系统中的分批发货呢?如何确保只有在所有项目都运送完成后才将订单标记为已完成呢?

在进行分批装运之前,您需要了解该过程是什么,正确地完成这个过程的重要性以及完成该过程的最佳方法。

什么是分批装运?

让我们从基础概念开始介绍。分批装运是指在多次装运中交付一个订单。如有以下情况,必须分批装运:

  • 订单中的一项或另一项处于延期交货状态
  • 某个仓库中的物料要延迟交付
  • 为加快交付速度,从多个仓库发货

分批发货示例

这是一个分批装运的例子

假设你是一个铅笔生产商。你收到了1000支2号黄色铅笔的订单。但是,当你去处理订单时,你发现你只有600支黄色2号铅笔库存。你如何处理无法全部履行的订单呢?

于是,您跟客户进行了协商,并决定采用分批装运。现在就可以先运送手头的600支。等库存量达到400支,就可以发出第二个订单的货物了。

为什么商家需要分批装运能力?

商家有分批装运能力可以给客户带来更好的体验。在上面的示例中,如果商家无法分批装运,则商家将损失全部订单。如果他们无法一次完成整个订单,就只能拒接该客户的订单。这是不仅仅是一项业务损失,很可能失去一个长久的客户。

分批装运还可以确保交货时间的及时性。对于单个订单,您可能需要根据库存量以及与客户之间的距离远近,从多个仓库装运发货。在完成客户的整个订单前,您一定不希望一直等待一个仓库去补充每种物料。相反,您可以从每个仓库分别寄送包裹,而这些包裹会在同一时间送达客户。

如果其中一个仓库发生无法预料的交货延迟,则单独运输物品也可以为您提供保障。您也不希望因为一种物品延迟交货而耽误整个订单。如果客户可以收到大部分订单,而不是什么都没有收到,那么他们也将更加了解分批装运的好处。

无论哪种情况,重要地是要通知客户包含多个产品的订单可能会单独发货。这些情况应该跟客户逐一说明,以免跟客户的期望不符。上面的示例中,客户在这种情况下有权利选择是否仍然要下订单。

为什么实现分批装运比较困难?

从客户体验的角度来看,分批装运似乎是势在必行的。然而,一些商家可能难以在后台正确管理分批装运。当不得不考虑进行分批装运时,如何管理它们也并不是一件容易的事情:

  • 追踪单个订单上各个产品的装运状态
  • 所有物品都已交付后,标记订单状态为已完成
  • 通知客户哪些产品已被运送,哪些产品还在处理中
  • 当库存充裕时,在接新的订单前先履行之前的未结订单
  • 发送分批装运的销售发票

为了正确管理这些流程,您需要对库存和执行过程有深入的了解,以协调所有相关系统的订单和库存数据,包括电子商务平台,ERP以及会计系统。

手动管理这类订单工作量很大。很容易出错,例如过早地将订单标记为已完成或忘记运送待执行的分批订单。可以通过技术来帮助实现流程自动化,从而替代手动管理。

如何实现分批装运自动化?

对于分批装运,还需要能在一个订单中单独处理单个产品的技术。通常称之为“分割”订单。它可以将订单拆分为多个订单项,以便创建单独的标签并跟踪每个单独订单的运输。这也可以确保每个订单中的每一项产品都能被处理。完成所有订单项后,就可以将订单标记为完成。

小型商户可以使用ShipStation之类的运输软件来更好地分配订单。这样就可以在每个订单中创建单独的装运,每个装运都包含自己的详细信息,例如标签、注释,通知和装箱单等。大型或中型企业,也可以在NetSuite,Microsoft Dynamics,Sage等ERP系统中分配订单。

挑战在于,需要将订单状态和运输信息从运输软件或ERP系统共享到电子商务平台。随着每个订单项订单状态的更新生效,也更希望电子商务平台反映这些变化。 这样的话就确保了在整个执行过程中可以与客户进行准确的沟通。内部团队也可以通过电子商务平台看到订单状态的变化。

要实现多个系统之间分批装运信息更新的自动化,可以使用nChannel之类的集成平台来实现订单和库存数据的自动化转移。系统集成可以通过创建订单工作流,来更新库存数量、批准,邮寄和跟踪分批装运,并在所有项目均已完成时正确标记订单状态为已完成。

接下来要做什么?

分批装运是一个尚未被广泛接受但必不可少的过程,可用于快速高效地完成在线订单。

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