如何通过EDI提升企业采购管理水平?

采购占据供应链管理的重要地位,采购的发展水平与企业生产力发展水平息息相关。产品的生产周期中,采购往往占据较多时间,并且不确定因素很多。如何与供应商及时、有效地沟通,更快、更高质量地完成采购,成为困扰采购人员的一个难题。本文主要介绍如何通过EDI提升企业的采购管理水平。

采购管理具有五个发展阶段,第一阶段是物料供应阶段,此阶段主要解决按时供料的问题,需要考虑到服务以及价格合适的问题。而这一阶段主要的考评标准为按时交货率。

第二阶段是考量价格阶段,此阶段主要解决以合适的价格获得合适的产品/服务,主要的考评标准为采购成本控制、与市场价格的对比价差。

第三阶段是计划总成本,主要解决从之前的价格最低到总成本最低。此时采购方的主要指标变为从质量成本、资金成本、运输成本、库存成本、机会成本等多方面进行考虑。

第四阶段是需求管理阶段,正面影响、管理需求、减小需求变动和复杂度。主要指标为:采购早期影响到的开支,无计划采购占比等。

第五阶段,也就是最后一个阶段为全面增值,此时企业的采购管理水平已经初具规模,采购方将着眼于增加价值而不只是降低成本。考核的标准为:企业获得的净利润、公司整体市值股价、内部客户的运营指标等。

采购管理无论在以上哪一个阶段中都具有一个重要的指标,即采购节支。采购价格只是成本的一部分,随之而来的后续维护、使用成本也需要考虑到总体成本之中。但实际上很多公司专业分工明确,很难有人可以统筹多个部门的业务流程。并且在采购管理中,采购量与库存、采购量与采购价格等关系都是由多变量组成,想要考虑总体成本并非易事。

除了降低成本,企业更应该考虑如何增加价值。首先是人力价值,企业要想获得更多的利润需要充分发挥人力价值,将人力从单一重复的工作中解放出来,从而有更多的精力投入到企业的自动化管理中。

其次是节约时间,时间对于采购以及生产是至关重要的。采购管理需要将时间成本计入总成本之中,随着生产流程日益复杂,采购管理水平也需要随之提高。企业需要提高自动化水平,尽可能地节省订单、发货等流程的处理时间。EDI系统可以自动化的收发业务数据,确保企业与其交易伙伴可以快速、准确地传输业务数据。

最后,采购管理需要综合订货、进货检验、收货入库、退货、购货发票处理、供应商管理等多方面的需求,各个环节都会产生大量的业务数据。业务数据该传什么?有哪些是必须传输的信息?数据应该传给谁?这些都是采购过程中容易出错的地方。传统的业务流程程序复杂,信息核对难度很高,需要借助成熟且完善的EDI系统实现业务流程中的数据传输。EDI系统拥有众多报文标准,足以满足企业日常的业务数据传输需要。除此之外还可以根据企业实际需求以其他格式的报文进行补充。详细内容可以参考文章:EDI只能传输标准的EDI报文吗? 并且可以在EDI系统中进行字段校验,确保业务信息能够完整的输入,准确的输出。

EDI在提升企业采购管理水平的同时也为企业提供了自动化数据传输的一种新思路,随着国内信息化水平的提高,无论企业是主动决定部署EDI系统还是为了与合作伙伴建立EDI连接,接入EDI都会对企业的采购管理水平带来极大的提升。

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