什么构成电子数据交换文件？

电子数据交换文件由根据特定电子数据交换标准的规则格式化的数据元素、段和信封组成。

创建电子数据交换文档(如采购订单)时，必须严格遵守所用标准的格式规则。这些规则准确地定义了文档中每条信息的位置和方式。这样，当接收计算机上的电子数据交换翻译器读取输入的电子数据交换采购订单时，它将立即了解在哪里可以找到买方的公司名称、采购订单编号、正在订购的产品、每个产品的价格等。然后，这些数据将以适当的内部格式输入接收方的订单输入系统，而不需要任何手动订单输入。

在电子数据交换中，单个业务文档，如采购订单、发票或提前发货通知，称为“事务集”或“消息”并且，事务集由数据元素、段和信封组成。

什么是数据元素？

电子数据交换事务集中的一个段是一组相似的数据元素。
如果您正在填写采购订单信息，您将会看到相关数据组。例如，请看下面的纸质采购订单图表，其中只订购了一个项目。请注意，有四个部分，每个部分提供一组不同的信息:

在电子数据交换文件中，每个部分都由一个特定的部分来描述。以下是在使用美国国家标准协会标准时描述上述采购订单的一组电子数据交换部分。每个数据段都以一个数据段标识(例如，ST、BEG、N1)开始，该标识描述了随后的数据元素类型。每个段中的元素由数据元素分隔符分隔，在本例中为“*”。

ST*850*1001 ST, 指示交易集的开始——在本例中是850采购订单

BEG*00*SA*4768*65*20120930 BEG, 指明采购订单的开始
N1*SO*XYZ Company N1, 姓名
N3*123 Main Street N3, 地址信息
N4*Fairview*CA*94168 N4, 省、市
PO1*1*100*EA*27.65**VN*331896-42 PO1, 产品明细
CTT*1*100 CTT, 汇总PO数据
SE*8*1001 SE, 指明采购订单的结束
对于不同类型的业务文档，都有电子数据交换标准定义文档。

可以包括的段以及哪些段是强制性的、可选的和/或有条件的(即，只有当包括另一个段或元素时才必须包括)对于每个部分，可能包含的元素–对于纸质文档中的每条信息，都有相应的电子数据交换元素。这些元素在标准字典中定义，每个标准都有自己所需的字典片段和元素的顺序，一个片段可以重复多少次。
现在，一旦所有的片段被收集到一个规定的序列中，它们就形成了一个完整的电子文档，或者说交易集。接下来，交易集必须放入信封中，准备传送给你的合作伙伴。

什么是电子数据交换信封？

电子数据交换文件传输使用由三个“信封”组成的系统来存放您的交易集——消息信封、组信封和交换信封。

正如纸质商务文件是用信封发送的，也可以用一个信封邮寄许多文件一样，电子数据交换文件是用几个信封交换的。

每个事务集都放在各自的信封中
一组交易集(例如一组采购订单)放在一个组信封中。(在ANSI中，分组信封是强制性的，在EDIFACT中，分组信封是可选的。)从一个发送者发送到一个接收者的所有分组信封都放在交换信封中。

包络由一对段组成，它们定义了适当部分的开始和结束。以电子数据交换标准为例，交易集信封使用UNH和UNT段，集团信封使用UNG和UNE段，交换信封使用联合国协会/UNB和UNZ段。在每种情况下，“S”表示信封的“开始”，而“E”表示信封的“结束”。