总括订单Blanket order

总括订单Blanket order是客户向其供应方发出的采购订单,但其中包含一段时间内的多个交货日期,通常使用谈判时的预定价格。大多数情况下,它用于对消耗性商品有经常性需求的情况。总括订单通常用于客户大量购买并已获得特殊折扣的情况。在总括订单的基础上,可以根据需要建立销售订单(放货单)和发票项目,直到合同履行完毕。

有了总括订单,客户就不必持有超过必要数量的存货,避免了频繁处理采购订单的管理费用,同时有利于通过数量承诺或价格折扣进行折扣定价。

总括订单是在一段时间内设定一个固定价格的合同。采购方在相互竞争的供应方投标中进行选择,寻找最佳定价,在选择了最优的供应方后,货物的价格是固定的,而且每种产品的数量也提供给了供应方,以便根据交货需求来准备库存。

预测数量是由采购方提供近几年的全部使用量,或根据定量分析的需要。供应方可能会对此“合同”提出供应数量的条件。例如,预测数量的80%必须在合同结束时购买,时间期限可能是一年或两年。

如果供应方不能按时供应合同中的产品,在总括订单中将收取延迟交货的费用。由于供应方在第一年或约定的期限内已经留有库存准备交货,如果采购方不能满足合同中的条件,如 “一年内必须购买预测数量的80%”,合同可能会延期,或者延迟费用可能不会增加,或者采购方不会要求其他费用。

实际情况中,在总括订单合同结束时,采购方不会按照合同中约定的预测数量购买,比如说,80%的需求量发送给供应方。采购方也会允许供应方减少销售合同中的产品数量。供应方也必须向采购方说明并告知货物的库存数量,以便采购方了解库存状况。在采购方向的供应方发出采购订单之前,采购方必须先询问供应方的库存情况,以避免出现无库存的问题。

总括订单对采购方非常有用。签订合同最困难的部分是确定产品最终用户安排的预测数量。由于预测数量可能很难得到,供应方必须知道要保留的库存数量。一个简单的方法是与采购方讨论应该保留多少的库存。例如,他们可能在前6个月只保留20%的库存量,这样供应方和采购方就可以回顾这个数量,并适当进行调整。这样可以减轻供应方在合同期内的库存负担,如果库存没有像预期的那样快速流动,这可能会在合同结束时对采购方有所帮助。合同可能会年复一年地延长,但每次都可以调整,因为更多相关的预测历史数据将预示着需要减少或增加库存需求。另外,一些公司可能会利用MRP系统的预测信息来确定整个产品生命周期的合适的库存量。

根据美国总务管理局(U.S.General Services Administration),总括采购协议:

  • 提供了谈判改善折扣的机会
  • 满足了经常性需求
  • 消除重复性的采购工作,降低管理成本
  • 允许通过批量采购发挥购买力的采购活动
  • 使得采购活动简化了采购程序
  • 允许采购活动纳入承包商团队安排(CTAs)
  • 缩短采购周转时间
  • 允许采购活动能够纳入与基本合同不冲突的条款和条件
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