[Share] 纸质单据 VS EDI(电子数据交换)

以收发采购订单和发票为例,让我们来比较传统纸质单据和EDI(电子数据交换)分别是如何实现的。

纸质单据的流程一般如下:
– 库存系统在库存不足时,通知采购商下订单,或在人工查询库存后,确认需要创建订单。
– 采购商在采购系统中输入数据、创建采购订单、打印并邮寄给供应商。
– 几天后供应商收到纸质采购订单,手动将其录入销售系统。
– 之后供应商创建发票,打印后随货附上,或进行单独邮寄。
– 采购商收到纸质发票后,手动将发票数据录入应付账款系统。
– 至此,这两项业务通过纸质单据完成。

再来看看EDI(电子数据交换)的流程:
– 采购商的采购系统,在库存不足时,生成采购订单。利用EDI系统,自动发送EDI格式的采购订单给供应商。
– 在几分钟内,供应商的EDI系统收到EDI采购订单,销售订单系统自动抓取EDI系统接收的采购订单数据,通知运输部门发货,并生成EDI发票,直接通过EDI系统发送给采购商。
– 采购商通过EDI系统接收发票,并将发票数据自动录入应付账款系统。

采用EDI进行业务数据传输,整个流程可以在数小时内完成,大大减少人工的工作量以及处理时间,高效便捷,显著缩短了回款周期。而采用纸质单据会增加一周的时间。此外,如果手动录入数据时出现错误,所耗时间又会额外增加。

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文章分类 ansi x12, as2, edi 电子数据交换, edifact, edi方案工作流, mft 管理文件传输, oftp(2.0), share 知识分享