与 Buc-ee's 开展 EDI 对接，供应商需要同时做好系统连接、订单处理和仓库履约准备。从接收采购订单、回复订单确认，到发送发货通知、打印运输标签和开具电子发票，各环节的数据和实际操作都需要相互对应。

本文依据 Buc-ee's《Vendor Manual》（2021 年 5 月版）及所提供的 EDI 单据要求截图整理，重点介绍新供应商对接准备、EDI 单据需求、订单处理、发货开票，以及标签和打包要求。实际项目应结合 Buc-ee's 与 SPS Commerce 提供的最新专项规范执行。

一、新供应商对接前，需要做好哪些准备？

1. 完成供应商入驻，提交企业和财务资料

根据手册，新供应商建档由 Buc-ee's 授权采购人员发起。随后，供应商会通过电子邮件收到供应商设置门户的访问链接，并按要求提交资料，包括：

• 企业成立所在州出具的 Certificate of Fact/Existence，即企业存续或登记状态证明。
• Certificate of Insurance，即保险证明。
• 指定的财务信息，以及供应商设置过程中要求的付款资料。

供应商还应确认双方适用的主采购协议或其他协议；如无适用主协议，则按 Buc-ee's 的标准采购条款执行。手册明确，完成供应商入驻后，才开始 EDI 启用流程。

2. 确定 EDI 实施方式，完成 EDI 测试认证

Buc-ee's 委托 SPS Commerce 校验 EDI 内容与业务规则。供应商可以使用已有的内部 EDI 系统，也可以通过其他第三方 EDI 服务商参与对接，只需要与 SPS Commerce 进行测试认证即可。

供应商应获取 Buc-ee's 专项 EDI 实施规范，确认各单据的字段、代码和校验要求。上线后，还需要持续监控 EDI 系统的报错情况，修正被拒绝的交易，并重新处理。

3. 提前梳理业务数据与内部协作

为落实手册中的订单、发货和开票要求，建议供应商在实施前完成以下准备：

• 核对双方商品编号、SKU、UPC、订购单位、装箱单位和价格之间的对应关系。
• 明确谁负责接单、订单核对、缺货沟通、仓库出货和财务开票。
• 准备标签打印及扫描能力，并确认箱级或托盘级标签的适用方式。
• 建立 855 回复时限、997 回执和异常报文的监控机制。
• 测试正常订单、订单变更、数量或价格差异、发货及开票等场景。

这些准备有助于让 EDI 数据直接服务于业务处理。对接验收时，既要验证文件能否传输，也要验证订单内容能否正确进入后续履约流程。

二、Buc-ee's 有哪些 EDI 需求？

供应商需要接收 850、860，发送 855、856、810，并具备接收和发送 997 功能性确认的能力。

除以上 EDI 报文要求外，通过 EDI 对接 Buc-ee's，还会涉及到标签的需求：GS1-128 Shipping Label。它属于运输标签要求，需要与 EDI 发货流程配合实施。

997 与 855 各自解决什么问题？

997 用于反馈 EDI 报文的技术处理情况；855 用于反馈供应商对采购订单的业务处理意见。因此，即使供应商已经发送了 997，仍需按要求发送 855，确认订单是否能够履行。收到对方的 997，也不等于对方已完成全部业务审核、收货或付款。

手册要求供应商核实所发送单据是否收到相应的 997。如未收到，应联系 EDI 团队排查。实施时应按专项规范配置回执规则，避免让 997 本身触发无休止的回执往返。

三、订单如何处理？有哪些注意事项？

1. 接收 850，核对有效采购订单

标准门店履约流程从接收 Buc-ee's 的 850 采购订单开始。供应商应核对商品、数量、价格、付款条件、发货日期和收货地点等信息。手册要求供应商取得买方的有效采购订单，不能以电话订单或口头承诺作为接单依据。

订单中有两个日期尤其需要区分：

• Ship No Later：最迟发货日期。 货物必须在该日期前或当日发出。
• Cancel After：Buc-ee's 期望整单交付完成的日期。 供应商需要结合运输时间安排出货。

如果预计发货或交付时间会发生变化，应提前告知 Buc-ee's。核对日期时，应分别检查发出时间和到货时间。

2. 在 48 小时内发送 855 订单确认

手册要求，所有通过 EDI 传输的采购订单，供应商都必须在收到后 48 小时内确认。超过 48 小时仍未确认的采购订单将被取消。

手册列出的订单级确认方式包括：

• 接受订单，包含完整明细及变更。
• 接受订单，包含完整明细，无变更。
• 拒绝订单，包含完整明细。

对于上述三种方式，手册均要求在确认中返回采购订单发送的全部段和数据元素。供应商不能仅凭“有变更”就自行采用只回复差异行的方式，具体映射还应遵循专项 EDI 规范。若整单拒绝，必须联系 Buc-ee's 采购人员沟通。

在行项目层面，手册支持接受、拒绝、接受但数量变更，以及接受但价格变更。数量变更时应提供新数量，价格变更时应提供新价格；具体状态代码应查阅专项规范。

3. 有差异先沟通，等待正式订单修正

如果采购订单中的价格、数量、日期或其他条件有误，供应商应联系 Buc-ee's 采购人员，按订单核对流程申请修正。对于 EDI 订单，在差异通过正式 EDI 订单变更得到纠正前，不得发货。

供应商在 855 中提出差异后，应继续接收并处理 Buc-ee's 发来的 860，将变更同步到内部订单。发送带变更的 855，并不意味着可以直接按供应商自行修改后的条件出货。

完成变更后，出货依据应统一为最终有效采购订单。商品数量、SKU 和价格都必须与该订单一致。

4. 缺货、停产与替代商品要提前处理

手册要求供应商维持库存，确保订单按要求日期完整发运，并明确规定：

• 不允许短发或部分订单发运。
• 商品不可供货时，须在 3 个工作日内通知 Buc-ee's。
• 缺货或停产情况，必须在发货前通过订单核对流程沟通。
• 未经 Buc-ee's 事先批准，不得替换商品。

这里的“3 个工作日内通知缺货”与“48 小时内确认订单”是两个独立要求。供应商不能等到缺货沟通完成后，再回复已经超时的 855。

例如，订单订购 100 件，而库存只能满足 80 件时，供应商应先报告差异并推动订单修正，不能自行发出 80 件、将其余 20 件留待以后补发。

5. 按最终订单备货，衔接发货与开票

一笔正常订单的业务顺序可以概括为：接收 850 → 核对订单 → 发送 855 → 如有差异则接收并处理 860 → 按最终订单备货 → 发送 856 并安排运输 → 发送 810。997 的发送、接收与检查贯穿相应 EDI 交易过程。

如 Buc-ee's 通知存在缺失商品，手册要求供应商立即开具相应贷项发票。未经授权交付的商品会被视为样品；若已计入发票，其金额将从发票总额中扣除。

四、发货和 ASN 有哪些注意事项？

1. ASN 必须在货物到达前发送

供应商应确保 856 ASN 包含要求的数据，并准确反映本次实际发货情况。所有发运都需要在货物到达收货地点前发送 EDI 发货通知。

ASN 只能包含本次实际发出的商品和数量，未发出的商品不得出现在 ASN 中。实施时建议将 ASN 生成与实际装箱、出库结果衔接，并检查标签与货物数据是否对应。

2021 年版手册未在此处规定统一的“发货后几小时内发送”时限，供应商应按专项规范落实发送节点，并确保通知先于到货。

2. 按实际发运批次组织 ASN

每次发运应使用唯一的 ASN 编号，每次交付还应对应唯一的提单号 BOL 或承运商参考号，如 PRO/Invoice。

如果多个采购订单合并为同一批货物发运并交付，只能创建并发送一份 ASN。 因此，ASN 的组织需要反映实际运输批次；多 PO 合并发运时，还需正确保留各采购订单对应的商品明细。

3. 遵守运输指示，及时报告系统异常

所有货物运输均应遵循 Buc-ee's 物流部门提供的路由指示。手册对不同运费方式分别说明：

• **COLLECT：**供应商负责在订单所列发货日期当日或之前安排运输路由。
• **PREPAID：**供应商负责使货物在订单指定到货日到达目的地。

手册还提出：当包裹运输费用最优时，应尽可能采用 UPS、FedEx 等包裹服务；除与 Buc-ee's 另有约定外，费用由供应商承担。对于 FTL/LTL 整车或零担运输，手册写明由供应商安排并支付，项目执行时还需核对双方运输约定。

如果系统问题导致 ASN 无法及时发送，应立即报告 Buc-ee's 采购人员。计划中的系统停机或维护，则须提前 14 天通知 Buc-ee's。

对于食品、饮料等无采购订单的 DSD 直送场景，手册另要求在实物送达前发送交付或发票文件。该特殊场景应单独确认处理方式，避免直接套用标准 PO 流程。

五、810 电子发票如何开具？

1. 按采购订单及其发运分别开票

Buc-ee's 要求使用 EDI 发票。针对一张采购订单的每次发运，供应商应发送一张独立发票，并使用唯一的发票号码，禁止重复使用号码。

一批运输对应一份 ASN，与按 PO 及其发运开票，是两项不同要求。 即使多个采购订单合并运输并只发送一份 ASN，也应分别满足各采购订单的开票规则。

例如，两张采购订单合并为同一批运输时，ASN 应反映这一次发运；财务开票仍应分别对应两张采购订单，并使用不同发票号码。

2. 保持 PO 号、计量单位与价格一致

每张发票必须包含有效采购订单号。无法关联有效采购订单的商品，不能通过标准 EDI 发票流程处理。

开票计量单位必须与采购订单一致。采购订单按整箱、预包装或组合装订购时，发票也应按相同单位及对应单价开具，不能自行改用单件单位而不调整对应数据。

发票只能计入实际履约并发出的商品数量，未发货商品不得开票。建议在生成 810 前，对最终采购订单、实际出库记录和发票明细进行核对。

3. 上线 EDI 后按电子方式提交发票

切换至 EDI 后，除非取得 Buc-ee's 的书面例外批准，否则不再接受纸质发票，供应商应仅发送电子发票。

付款信息在供应商设置过程中提交。如发生收款地址、付款指示或企业相关重大变更，应按手册要求书面通知 Buc-ee's，并提供适当授权材料。财务主数据变更也需要纳入内部管理，避免影响后续付款处理。

六、标签与打包要求

1. 商品到货后应能直接上架销售

对于直接向 Buc-ee's 消费者销售的商品，供应商应确保商品到货时已具备上架条件。每件商品应带有有效的 UPC 条码，以及必要的贴纸或吊牌。

商品 UPC 用于商品识别，运输标签用于运输及收货处理。供应商应分别准备，并确认两者与商品及包装层级相符。

2. 区分 GS1-128 与小包裹承运商标签

手册支持在箱级和／或托盘级使用 GS1-128 标签。具体层级取决于供应商系统能力，以及采购倍数、补货数量等业务条件。

所有主包装箱（Master Pack）都必须清晰标明其主包装箱属性。通过 UPS、FedEx 等小包裹承运商发运时，手册规定使用承运商的追踪号码／标签替代 GS1-128 标签。该标签例外不意味着小包裹运输可以省略 ASN。

手册没有在此处给出完整标签模板、固定标签尺寸或全部条码字段。供应商应获取专项标签规范，确认具体数据及打印格式后再实施。

3. 按包装层级粘贴标签

**托盘级标签：**符合托盘级标识条件时，应打印两张 GS1-128 标签，分别贴在托盘相邻两侧的右上角。手册原文描述的位置约距托盘顶部 1 英寸，实施时应结合专项标签规范确认具体定位。

**箱／包装级标签：**需要箱级标识时，每箱顶部或侧面粘贴一张 GS1-128 标签。若纸箱码放在托盘上，标签在堆叠后仍应可见。

4. 混箱可以使用，但必须明确标识

手册允许将不同 SKU 的少量商品混装在同一纸箱内，但所有混箱都必须标明其混箱属性。

允许混装不同 SKU，不代表允许订单短发。供应商仍需完整履行最终有效采购订单，并保证实际装箱情况与发货数据一致。

5. 选择合适的缓冲材料，遵守包装禁用要求

包装应符合良好商业惯例和行业标准，便于承运商运输，并充分保护货物安全到达指定地点。

手册列出的缓冲材料包括气泡包装、填充颗粒、工程泡沫、喷注泡沫、瓦楞纸板、揉皱纸及多层缓冲纸。应根据商品重量、形状和易损程度选择材料。其中：

• 瓦楞纸板不建议用于易碎品的缓冲保护。
• 揉皱纸适用于轻至中等重量的非易碎商品，手册建议商品周围及相互之间留有约 4 英寸的紧实揉皱纸缓冲层。
• 不得使用报纸作填充材料。
• 纸箱内外不应添加可能损坏纸箱或分拣设备的多余材料。

手册还列明不得使用捆扎带、绑带、金属和绳子。即使是同一 SKU 的第 1 箱和第 2 箱，也不得捆绑在一起运输。

6. 装箱单应随货附在外部文件袋中

对于缠膜托盘的批量发运，装箱单应放入文件袋，附在托盘上，文件袋标明 “Packing List Enclosed”。

如果以散箱方式发运，则应以相同方式将装箱单附在纸箱上，方便收货人员查验。

做好 Buc-ee's EDI 对接，需要把采购订单、业务确认、实际出货、运输标签和电子发票连接起来。供应商应让订单差异在发货前得到正式修正，让 ASN 准确反映实际货物，让发票与有效采购订单及履约结果相符，并将时限监控和异常处理纳入日常运营。