什么是发货通知单?

DESADV是发货通知Despatch Advice的缩写。发货通知单是一种在采购和分销过程中交换的文件,也是发货通知对应EDIFACT的文档类型名称。比如在汽车行业中,经常使用的代号是提前发货通知(ASN),而不是DESADV。但是,两个术语的含义相同。

下图概述了在零售行业内,采购过程中的涉及到的各种文档,并说明了发货通知的使用方法。

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采购方使用订单报文(Order)向供应商下订单。供应商发送订单确认报文(Order confirmation)以确认订单中的各类数据。然后,供应商将在装运实际货物之前向买方发送发货通知单报文(Despatch Advice)。这将通知采购方有关货物的基本信息、数量和交货时间等信息,使采购方能够准备入库物流。货物将在发送发货通知单报文(Despatch Advice)发送之后被实际发出。采购方可以选择使用收货确认报文(Receipt confirmation)确认收货。最后一步是提交发票报文(Invoice)。

上述过程只是一个例子。根据合作伙伴和行业的不同,可以使用不同类型的报文。例如,亚马逊非常重视订单确认报文;库存报告(INVRPT)或销售报告(SLSRPT)则在纺织行业发挥着重要作用。

为什么需要发货通知

一些企业每天都面临着巨大的物流挑战。他们从许多不同的供应商处订购了商品,供应商将商品交付到仓库(跨码头)或直接交付到各个分支机构(直接托运)。

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待处理交货的信息必须随时可获取到,以确保交叉配送和直接运输物流保持高效。使用供应商发送的发货通知报文,零售商店可以计划和优化其入库物流。

入库货物必须尽快卸货并存储在指定地点。对于冷藏和速冻产品,必须准备足够的存储容量,以避免冷链中断。

为了确保有效的仓库管理,所有供应商都必须发送发货通知报文以告知即将交货。发货通知将包含交货日期和时间以及已交货货物的详细信息。根据特定的行业,可能包括产品名称,有关分项包装方式及其在托盘上的层次结构的信息,也可以给出毛重和净重。

不同类型的DESADV报文

根据行业,可以使用不同的EDI标准来交换电子发货通知信息。EDIFACT EANCOM格式主要用于欧洲的零售行业。因此,两种使用最广泛的文档类型是:EDIFACT DESADV D96A和EDIFACT DESADV D01B。较早的EDIFACT DESADV D93A也可能偶尔出现。

VDA标准主要用于汽车行业。VDA的两个发货通知标准是VDA 4913(较旧的基于纯文本的标准)和VDA 4987(较新的基于EDIFACT的标准)。

ANSI ASC X12标准在北美普遍使用。ANSI发货通知标准为856发货通知。

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