企业实施EDI,会遇到哪些问题,怎样解决呢?

知行软件自2008年成立至今,曾为物流、汽车、零售等十余种行业的企业级客户提供EDI技术咨询及EDI解决方案。从前期的咨询阶段直至验收上线,EDI项目实施平均需要经历两个月的时间。整个过程包括准备阶段、EDI连接测试、实施映射、EDI业务测试、用户验收测试以及用户培训等。

伴随海外EDI市场的成熟以及EDI技术具备安全、自动及高效的显著优势,与海外交易伙伴业务往来较多的国内企业也陆续收到一些关于实施EDI的要求。为满足与交易伙伴进行业务合作的需要(如,接收订单数据。),国内企业逐渐将接入EDI提上日程。由此可见,接入EDI不仅是企业信息化的必然结果,更是与海外交易伙伴建立业务合作的重要前提。

EDI项目合作期间接触到不少的采购、业务和技术负责人,他们大都是第一次接触EDI。在其海外交易伙伴要求建立EDI系统之前,对EDI技术知之甚少。因此,在EDI项目启动前做好准备工作,成为必不可少的一步,向专业的EDI软件服务提供商咨询也变得尤为重要。

本文主要结合以往的项目经验对企业实施EDI过程中的常见问题以及解决方案进行分享,为后续其他企业实施EDI项目作为参考。

业务成本占业务收入比例过高

企业作为盈利性组织,势必会考虑业务成本占业务收入比例。各行各业不尽相同,据有关资料显示,工业企业约50%-70%,零售企业约85%-95%。作为企业的市场销售部门,如果业务成本占业务收入比例过高,多数情况下甚至会放弃业务合作以避免亏损。

从长期的战略角度出发,企业决策者需要站在一个较长的时间维度(一年甚至几年)去衡量实施EDI项目所带来的影响。海外客户要求接入EDI,不仅是为了促进业务数据高效准确传输,同时也是在评定未来是否有意向以及实力开展更加深入的合作。企业应结合现状综合考虑,尽可能积极配合海外交易伙伴的合作需求,避免错失市场机遇。实际操作中,可以选择性价比较高的EDI解决方案,找到短期内成本与收入的平衡。

自开发或是寻找EDI供应商

EDI项目实施一直都受到企业高层的关注和重视,顺理成章的,就需要技术部门肩负此重任。自开发或是寻找EDI供应商也成为了技术部门首要问题。

对于没有专门设立技术部门的企业来讲,通常会选择寻找EDI提供商来提供全套的EDI解决方案,快速消除技术门槛。大中型企业具备完备的技术团队,自开发或许是个不错的选择。但是在企业竞争激烈的形势下,时间成本不仅是时间本身的流失,更是在等待时间内造成的市场机会的丢失。

实际项目中,交易伙伴往往要求在2个月内完成EDI接入。从零开始研发EDI软件产品并完成EDI项目实施,基本是不可能的任务。再考虑到自开发的EDI软件稳定性方面,企业需要承担的风险大大增加。不论是EDI技术专业程度或是项目实施效率及稳定性,选择一个可靠的EDI提供商更为稳妥。

需要哪些人员参与EDI项目

以EDI提供商提供全套的EDI解决方案为例(提供EDI软件产品、项目实施,并分配项目经理、实施工程师等。),企业至少需要分配1名负责企业的网络连通的技术人员和1名熟悉与海外客户的业务情况的业务人员。对于没有设立技术部门的企业,至少需要1名业务人员负责业务逻辑的梳理和指导。

业务管理系统功能不完善,业务流程重组升级,耗费时间和金钱

EDI的主要优势概括为安全、自动、高效,最优的情况下,将EDI系统与业务管理系统进行集成,可以在最大程度上实现供应链自动化。完全替代人工在业务管理系统手动录入数据的工作量,减少数据错误率,降低人工失误给公司带来的损失和罚单。

目前由于各个企业的信息化程度层次不齐,如需将EDI系统集成业务管理系统,就需要重组或升级业务流程,带来大量的资金和时间投入。从EDI解决方案角度出发,集成业务管理系统并不是实施EDI系统的必要前提,即使没有业务管理系统,企业也可以使用Excel等多种解决方案完成EDI项目实施,满足业务数据传输和业务理解的需求。

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