[Share] 您的交易伙伴要求您使用EDI,现在呢?

您已经开始从事销售产品的业务,并且业务蒸蒸日上。现在,像沃尔玛(Walmart)或塔吉特(Target)这样的大型零售商希望将您的产品放在货架上。但是为了巩固这种合作关系,交易伙伴要求您采用EDI。

定义EDI及其优势

电子数据交换(EDI)是与交易伙伴进行电子交换与交易相关的业务文档的标准,例如采购订单,发票和运输通知,它遵循真实的业务过程。

EDI映射和翻译

执行EDI传输首先将来自ERP,会计系统或其他业务系统的数据映射或转换为符合标准EDI格式(例如X12,EDIFACT或TRADACOMS)的文档。在大多数情况下,您的交易伙伴将指定您应使用的EDI格式。

EDI文件传输或托管文件传输

然后,您必须使用诸如AS2,SFTP之类的传输协议或通过诸如增值网络(VAN)之类的托管服务将该文档安全地传输给您的交易伙伴。

EDI后端集成

收到EDI文档时,必须将其中的数据手动或自动输入到适当的后端系统中。

EDI的优势

EDI的目标是通过标准化,自动化和简化关键数据交换来简化物流工作流程。EDI的优势包括:由于可预测和可控制的文档交换工作流程而节省了成本,由于可以更快地完成交易而提高了效率,并且消除了手动将数据重新键入后端系统的过程,从而提高了准确性。最后,您可以实现与交易伙伴进行业务往来的主要目标。

要了解有关所有EDI基础知识的更多信息,请参阅 EDI 电子数据交换全解指南

如何开始使用EDI?

您可以使用多种选择来开始使用EDI。这些包括手动Web表单和Excel电子表格,或者包括托管服务的自动化解决方案,通过自动化EDI软件进行的内部EDI或这些方法的组合。

手动Web表单和Excel文档

对于刚开始与他们的第一个EDI交易伙伴合作的组织,使用Web EDI或知行之桥Excel端口可以轻松快速地启动并运行。

使用Web EDI,托管服务提供商可以为您提供基于Web的表单,您可以在其中手动输入与交易相关的数据。然后,服务提供商将您的文档发送给您的交易伙伴。通过Web EDI接收文档时,必须将数据键入后端系统。

使用知行之桥Excel端口,您可以在Excel中自己创建表单,而不必支付托管服务提供商的费用。您使用预先配置的模板来生成Excel文件,填写交易伙伴所需的数据并提交数据。

尽管Web EDI和知行之桥Excel端口是与您的第一个交易伙伴快速启动并运行的好方法,但是一旦开始与更多供应商完成更多交易,您可能会超出这些解决方案的需要,并需要一个自动化流程。

管理服务

获得EDI服务的一种传统方法是使用增值网络(VAN)或与托管服务提供商合作。这些服务将来自后端系统的数据转换为EDI格式,然后将文件/数据发送给您的交易伙伴或从您的交易伙伴接收文件/数据。它们暂时消除了您立即安装和管理软件的需求,使您的IT团队专注于其他项目。

但是,准确了解托管服务提供商或VAN提供哪些服务至关重要。

少数供应商提供翻译和文件传输服务,其他只提供文件传输。此外,托管服务提供商几乎永远无法将传入的EDI信息输入到您的后端系统中,因此,您仍需要IT专家来了解您的业务以及业务流程如何与后端系统进行集成的人员。

此外,尽管在交易量很少时,托管服务提供商和VAN起步价格可以承受,但是托管服务提供商会根据使用情况收取费用,并且随着交易量的增加而显着增加。通常,如果您开始每天甚至交换50个文档,或添加第二个EDI交易伙伴。实际上,您使用本地部署的EDI软件更能有效节省资金。

自动化的本地部署的EDI

从长远来看,本地部署的EDI管理将是您最具成本效益的选择,因为无论您的交易量或您带来的交易伙伴数量如何,成本都不会急剧增加。此外,一旦与第一个交易伙伴设置了初始映射,就可以进行较小的修改,以将第一个映射作为模板添加后续交易伙伴。

您需要适当的硬件和软件,以及专用的内部团队或具有EDI知识的实施顾问来设置映射。此外,您还需要内部团队来管理与后端系统的集成。

直连EDI(AS2) vs VANs:优缺点和基础知识 文章中了解更多信息。

混合解决方案

当然,这些选项并非全部,您可以选择组合方案。

例如,如果您的最终目标是本地经济高效地运行EDI,但您没有EDI的核心能力,则可以购买硬件和软件,聘请EDI顾问来进行配置,设置和映射。让您开始使用,然后让顾问将这些知识转移给您的内部团队,以便您的员工可以在您准备建立内部EDI团队时接手。

您内部EDI管理需要什么?

如果您决定本地实施EDI解决方案,则需要计划并制定实施时间表,并准备好持续管理EDI。

规划清单

以下是有效规划内部EDI实施时应考虑的步骤:

  • 定义您的目标和约束,例如交易伙伴和技术要求、预算和风险
  • 创建已有系统的清单
  • 确定您需要使用哪些EDI标准,EDI文档和传输协议,交易伙伴通常会提供此信息
  • 选择一个现代EDI解决方案和适当的硬件
  • 定义EDI部门内部的人员角色
  • 确保您的EDI员工了解您的业务流程以及EDI的适用范围。
  • 指定您的集成体系结构
  • 建立项目进度表
  • 接下来,创建一个项目进度表

如果您使用的是托管服务提供商,则此步骤可能很简单,只需向您的交易伙伴传达时间表。

如果要在内部执行EDI实施,则应在计划中包括以下任务:

  • 实施:建立技术映射/翻译并传输给交易伙伴。
  • 测试:将测试文档发送给您的交易伙伴,以确保您的工作流程正常进行。
  • 培训:根据您的项目是内部实施还是外包,初始EDI培训可能会花费很短时间或很长时间。
  • 上线:从生产到稳定生产和支持的过程,以确保流程正常运行

执行日常任务

EDI项目启动并运行后,您的组织将需要执行以下日常任务:

  • 持续监控EDI操作和性能
  • 分析交易文件以识别所有数据或传输错误
  • 研究,跟踪和解决EDI问题,即使使用VAN或托管服务提供商,您的IT团队也需要大量参与故障排除
  • 与交易伙伴一起解决传输问题
  • 维护EDI文件
  • 在数周而不是数月的时间内开始使用知行之桥
  • 无论您决定采用手工方法进行EDI,内部实施自动化解决方案还是使用混合方法,您都需要可靠的EDI解决方案。

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